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이메일

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참고하십시오.

1. 개요2. 역사3. 이메일의 구성요소
3.1. 이메일 주소3.2. 보안3.3. 이메일의 송수신 방식3.4. 이메일에 표기되는 정보
4. 이메일 제공자의 유형
4.1. 서버와 클라이언트 기반 이메일4.2. 휴대전화 번호 기반 이메일4.3. 웹사이트 기반 이메일
5. 이메일 관련 서비스
5.1. 이메일 수신 확인의 보안 결함5.2. 태그 붙이기
6. 이메일 관리 및 이용 팁
6.1. 공통6.2. 업무용 이메일6.3. 개인용 이메일
7. 서비스 제공자
7.1. 웹 이메일 서비스 제공자
7.1.1. 서비스를 종료한 사업자
7.1.1.1. 도메인이 다른 기업에 합병된 경우7.1.1.2. 합병되지 않은 경우
7.2. 이메일 암호화 서비스 제공자7.3. 이메일 클라이언트7.4. 이메일 서버 소프트웨어
7.4.1. 메일 서버7.4.2. 기타
8. 역할과 위상
8.1. 기업(단체)과 개인8.2. 기업(단체)간의 연락8.3. 공공기관과 기업(단체) 및 개인8.4. 그 외8.5. 이메일 마케팅
9. 관련 문서

1. 개요

E(lectronic) Mail

인터넷을 이용하는 메시지 송수신 규약. 직역하면 전자우편이다.

메일 송신자가 메일 서버로 메일을 보내면 메일 수신자는 메일 서버에서 메일을 받는다. 송신자-서버-수신자가 분리되어 있는 점이 인스턴트 메신저와의 차이점이다. 인스턴트 메신저는 이용자가 송수신자 구분 없이 인터넷에 방을 만들고 들어가서 실시간으로 대화한다.

영문으론 e-mail과 email 둘 다 맞는 표기법이다.

마이크로소프트에서는 이메일을 한국어로 반만 직역하여, 전자 메일이라 부른다. 우체국의 우편 체계와 직관적으로 구분하기 위해서 '전자우편'으로 완전히 번역하지 않았다고 한다.

2. 역사

1984년 BBC의 'Database'라는 프로그램에서 소개된 'E-mail을 보내는 방법'[1]
1970년대 초반에 발명되었다. 'E-mail'이라는 표현은 1990년대에나 통용되기 시작했고, 전자 우편(electronic mail)이라는 용어는 팩스같이 전자기기를 통한 문서의 교환 방법에 구분 없이 사용되었기 때문에 이메일의 발명 시점을 정확히 집어서 말하긴 힘들다. 1969년 ARPANET이 만들어지면서 메시지들을 전송하려는 시도가 있었으며, 1971년에는 골뱅이(@) 문자를 사용하는 메일이 처음으로 보내졌고, 메일 규격을 표준화하려는 시도가 1973년 RFC 561 등으로부터 시작되었다. 현재 사용되는 것과 같은 메일 전송 규약인 SMTP의 첫 표준 RFC 821이 등장한 것은 1982년.

간혹 인도계 미국인 소년 시바 아야두라이(V.A. Shiva Ayyadurai)가 1978년에 이메일을 최초로 발명했다고 하는 기사를 찾을 수 있으나#, 이는 당사자의 일방적인 주장으로, 이것을 보도했던 워싱턴 포스트에서도 정정보도를 낸 바 있다. 이메일의 최초 사용자라고 일반적으로 인정받는 사람은 ARPANET의 작업에 참여했던 레이 톰린슨이다. 인터넷은 원래 웹 서핑 하려고 만들어졌던 게 아니라, 문자정보를 주고 받기 위해 만들어진 네트워크였다. 즉, 이메일은 인터넷의 탄생 목적과 연관이 있다. 메일주소 중간에 @를 사용해서 사용자 계정 이름과 이메일 서버 이름을 구분하는 방식 역시 1971년에 인터넷의 전신인 ARPANET 시절 처음 등장했을 정도로 그 역사가 깊다.[2]

국내에선 인터넷이 대중화되기 전, 그러니까 PC통신 시절에도 '전자 메일'이라는 이름으로 비슷한 게 있었지만 이 시절에는 서비스 제공자끼리 협조가 안 돼서 같은 서비스 가입자끼리만 주고받을 수 있었다는 점이 좀 다르다. (예: 이 프로그램을 사용하시다가 궁금하신 점이 있으면 천리안 namu0821이나 하이텔 namuking으로 메일 보내주세요.) 시간이 지나면서 인터넷이 대중화되자 이들 PC통신 서비스도 인터넷 이메일의 편지함을 자사의 전자메일과 연동시키는 방법으로 인터넷에서도 이메일을 주고받을 수 있도록 했다.

3. 이메일의 구성요소

3.1. 이메일 주소

이메일 주소는 local-parts@domain 으로 구성된다. local-parts는 사용자를 의미하는 ID이고, @은 소속을 나타내는 at을 축약하는 특수문자이며, 도메인 주소는 해당 ID를 발급한 메일 서버이다.

RFC 5321에 따라 domain 부분은 대소문자를 어떻게 쓰든간에 구분하지 않는다.[3]

반면 local-parts는 대소문자 구분이 원칙이지만 보통 지켜지지 않고 일괄적으로 대문자나 소문자로 변환하여 처리한다.[4]

3.2. 보안

3.3. 이메일의 송수신 방식

이메일은 이름 그대로 우편 시스템을 인터넷 환경으로 옮겨놓은 시스템이다. 이메일 시스템은 사용자가 받는 사람의 메일서버까지 메시지를 보내기 위한 송신 프로토콜과 사용자가 메일서버에 접속하여 메시지를 가져가기 위한 수신 프로토콜이 완전히 별개로 분리되어 있다. 이메일 클라이언트를 설정할 때 메일을 보내는 서버(보통 SMTP) 주소와 받는 서버(POP 또는 IMAP) 주소를 따로 등록하는 이유가 이 때문이다.

이메일 프로토콜을 처리하는 개체Agent[5]는 크게 다음과 같다.

이때 이메일의 네트워크 객체는 다음 세 가지 프로토콜을 사용한다.

이메일 송수신은 다음과 같은 과정을 거친다.

3.4. 이메일에 표기되는 정보

4. 이메일 제공자의 유형

4.1. 서버와 클라이언트 기반 이메일

가장 전통적인 형태의 이메일이다. 사용자는 메일서버 제공자로부터 계정을 얻고, 자신의 단말기에 메일 클라이언트를 설치해야 한다. 클라이언트와 서버의 송수신을 통해서만 이메일이 제공된다. 주로 대용량 파일을 자주 송수신해야 하고 극도의 보안이 중요한 비즈니스 현장에서 사용한다.

4.2. 휴대전화 번호 기반 이메일

휴대전화 번호 자체를 이메일 주소로, 휴대폰을 메일 클라이언트로, 통신사 서버를 이메일 서버로 삼는 방식이다. 일본을 제외한 대부분의 국가에선 이런 방식을 사용하지 않는다. 원래 휴대전화에는 통신사의 협약을 바탕으로 정보를 송수신하는 문자메시지가 존재하기 때문이다. 그러나 일본에선 통신사 간의 협약이 맺어지지 않아 서로 다른 통신사끼리는 문자메시지를 보낼 수 없는 해괴한 시스템이라서 2011년까지 통신사 대신 인터넷으로 가동되는 휴대전화 이메일이 대체재로 사용되었다. 이 휴대전화 이메일마저도 독자 프로토콜을 사용하는데다가 이 휴대전화 이메일로만 인증을 하는 서비스도 있어서(mixi가 대표적) 외국에서 엄청나게 까이고 있었다. 2015년대 이후로 일본에도 스마트폰과 라인(메신저)가 보급되면서 통신사들도 살아남기 위해 문자메시지를 뒤늦게나마 개혁했다.

4.3. 웹사이트 기반 이메일

월드 와이드 웹의 발전에 따라, 웹사이트의 서버에서 이메일 계정을 발급하고, 웹 브라우저로 이메일 클라이언트 기능을 수행할 수 있게 되었다. 개인이 이메일 서버와 클라이언트를 관리하지 않아도 인터넷을 통해 이메일을 사용할 수 있다.

국내에는 다음이 한메일을 도입하면서 웹메일 열풍이 불었다. 웬만한 포털사이트에서는 모두 웹메일을 제공하고 있으며, 예전에는 간혹 있었던 웹메일 전문 서비스 업체는 현재는 거의 사라진 상태다.

포털서비스 업체 입장에서 웹메일은 포털 접속을 유도하기 위한 미끼상품일 뿐, 그 자체는 그다지 돈이 되는 사업이 아니기 때문에 서비스 제공에 인색한 편이다. 스마트폰이 보급되기 전에는 대부분의 포털사이트들의 웹메일이 POP나 IMAP등 메일을 가져오는 프로토콜을 지원하지 않았고, 지금도 외부로 메일을 자동으로 전달하는 기능은 찾아보기 힘들다. 저장 공간도 인색했는데, 네이버 메일이 고작 1 GB인 시절도 있었고 다음메일이 100MB 용량인 시절도 있었다.

그 외에 오르지오가 웹메일 수신확인 서비스를 제공하여 역시 돌풍을 일으켰지만, 현재는 망했다.[7] 구글은 7 GB이상의 대용량을 제공하여 큰 반향을 일으켰고 IMAP도 기본 제공하는 등 선진적인 서비스를 제공했다. 구글의 지메일 이후로 웹메일도 경쟁이 붙어서 지금은 꽤 다양한 기능을 가지고 있다.

5. 이메일 관련 서비스


하지만 위의 특별한 기능들은 대부분 그 웹메일 서비스 내에서만 호환되며, 다른 클라이언트에선 사용할 수 없다. 그리고 특정 웹메일을 위해 만들어진 클라이언트로 다른 웹메일을 연결해 쓰는 경우에도 호환성 문제가 발생할 수 있다.

5.1. 이메일 수신 확인의 보안 결함

한국의 많은 이메일 서비스에서는 메일을 보낸 후에 상대가 읽었는지 안 읽었는지를 알려주는 수신확인 서비스를 제공하고 있다. 반면 해외 이메일 서비스를 이용할 경우 수신확인 기능 자체가 없는 것을 볼 수 있으며, 이로 인해 불편함을 호소하는 사람들을 찾아볼 수 있다. 하지만 이에 대해서 한 가지 사실부터 이야기하면 현재 이메일 시스템에는 신뢰할 수 있는 수준의 수신확인 방법 자체가 없다.

원래 이메일 시스템을 만드는 과정에서 이러한 수신확인 기능을 구현하기 위한 개념은 잡혀 있었다. 또한 ESMTP와 같은 일부 프로토콜에서는 수신확인 요청을 보낼 수 있도록 관련 기능이 포함되어 있다. 하지만 현재 작동중인 거의 모든 메일서버는 이러한 수신확인 기능 자체를 꺼놓거나, 확인 요청이 들어와도 그냥 무시해버리거나, 기능 자체를 아예 미구현 상태로 내버려두기도 한다.

국내에서는 일부 정석적인 방식을 채택하여 수신확인 기능을 제공하는 곳도 있지만 대부분 메일 안에 사용자는 인식하지 못하는 1픽셀짜리 이미지, 통칭 웹버그를 하나 삽입하여 상대가 이 이미지를 읽으면 수신한 것으로 간주하는 방식을 채택하고 있다. 일종의 편법을 이용한 수신확인 시스템인데 이것도 받는 메일서버나 메일 클라이언트에서 메일 내 이미지 표시하지 않기 기능을 적용하여 메시지와 첨부파일 이외의 요소를 필터링해버리면 무력화된다. 게다가 일부 서비스에선 저런 웹버그가 포함된 메일은 스팸으로 처리한다. 이유는 스팸메일 발송업자들이 실제 사용하는 이메일인지 판별하기 위한 용도로 악용하고 있고, 개인 프라이버시 유출 문제도 겹치기 때문이다. 한 마디로 편리해 보이는 이 기능이 찬밥 취급인 이유는 보안문제와 함께 스팸이 범람하는 현대의 네트워크 환경이 주 원인이다.

5.2. 태그 붙이기

몇몇 이메일 서비스 제공자들은 아이디 뒤에 태그를 붙이는 걸 허용한다. 주로 +(더하기)가 쓰이는데 예를 들어 수신 주소 "[email protected]"로 이메일이 보내지더라도 "[email protected]"로 받아볼 수 있다.

이를 잘 이용하면, 필터링으로 이메일을 정리할 수 있으며 아예 일회용 이메일 주소를 만들 수 있다. 뿐만이 아니라 로그인 아이디가 이메일 주소인 웹사이트에서 아이디를 여러 개 만들 수 있다. 태그를 붙이면 이메일 주소가 중복되지 않는다고 보기 때문이다.

다만 모든 사이트가 태그를 지원하는 건 아니므로 반드시 확인할 필요가 있다. 지원하지 않을 경우 에러 메시지나 주의문이 뜨지만 그렇지 않을 경우 가입 시 확인차 보내는 이메일을 잘못 수신받는 경우가 있다.

태그를 지원하는 서비스 제공자들은 다음과 같다.

6. 이메일 관리 및 이용 팁

6.1. 공통



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6.2. 업무용[22] 이메일

회사 등에서는 공적인 용도의 이메일 서버를 사용하는 경우가 많다. 업무용 이메일 주소는 보통 간단하고 남이 알아보기 쉬운 주소를 사용한다.
중소 기업이나 개인 사업자들은 비용 문제로 이메일 서버를 구매하지 않고 그냥 웹메일을 그대로 사용하는 경우도 있으나 이는 거래처 등에 안 좋은 인상을 줄 우려가 있다. 다음카카오와 네이버[23], 구글 지메일, 마이크로소프트 아웃룩에서 저비용으로 기업용 이메일 도메인을 제공하므로 이를 이용하는 것이 좋다.

6.3. 개인용[24] 이메일

개인정보 유출방지를 위해 개인정보가 담긴 ID는 사용하지 않고, 용도별로 이메일 계정을 만들어서 개인정보 유출 리스크를 분산시켜야 한다.(소셜사이트 회원가입용, 온라인 커뮤니티 연락용, 은행사이트 회원가입용, 등) 그리고 iCloud+에 가입하면 이메일 주소를 가리는 기능이 있어 하나의 메일을 쓰면서도 위와 같은 효과를 볼 수 있다.[25]

개인이 서버를 관리하기 어렵기 때문에 대부분의 사람은 네이버 메일, 다음 메일, 카카오 메일, 지메일, 아웃룩 등 웹메일 서비스를 이용할 것이다. 이때 되도록 유명하고 적절한 법적 규제를 받는 이메일 업체를 선택해야 한다. 이런 이메일 제공자는 사용자의 개인정보를 수집하고, 그러한 것들이 정부기관에 제공되는 일이 있지만[26][27]보이스 피싱 등 범죄조직으로부터 상대적으로 더 안전하다.

개인정보에 민감하다면 서구권 업체가 좋다. 미국이나 유럽권 업체는 개인정보와 표현의 자유에 민감하여 성인물 검열, 명예훼손 같은 문제로는 정부에 개인정보를 넘기지 않는다.[28]
다만 테러・인신매매・아동 관련 범죄 등 국제적 중범죄에는 한국보다 훨씬 협조적으로 나온다.[29]

개인용은 말 그대로 개인용이라서 이메일 주소를 어떻게 짓느냐는 본인 마음이지만, 애초에 민감한 개인정보가 노출되지 않는 한에서 가급적 알아보기 쉽게 하는 것이 본인에게도 편할 것이다.

7. 서비스 제공자

7.1. 웹 이메일 서비스 제공자

아래는 이메일 서비스 제공자들 리스트이다. 몇몇 사이트는 영어로 표시되므로 이용에 유의할 것. 2008년 이전에는 일부 공공기관이나 지자체가 시민을 위해 이메일 서비스를 제공하기도 하였으나 이명박 정부의 공공기관 상용이메일 서비스 차단 정책 및 행정안전부 권고 이후 서울시를 제외한 대다수 지자체가 서비스를 중단하였다.

최근에는 개인정보 침해가 화두로 떠오르면서 개인정보 보호를 주요 서비스로 내세우는 이메일들도 인기를 끌고 있다. 기존에 무료 이메일 서비스를 제공하던 지메일과 아웃룩에서도 보안에 특화된 유료 플랜을 서비스하고 있다.

이메일 서비스는 운영사의 국적보단 이메일 서버의 국적이 더 중요하다. 이메일 서버가 위치한 국가의 개인 정보 보호법에 의해 해당 서버 내부 데이터를 외부에 공개할 수 있는지 아닌지 규제되기 때문이다. 일부 유럽 선진국에선 운영사의 판단 만으로는 서버 내 데이터를 공개할 수 없도록 규제한다. 따라서 이메일 서버가 위치한 국가도 이메일 서비스의 중요한 경쟁력이다. 개인정보 보안으로 깐깐한 스위스, 네덜란드 등 유럽 선진국의 서비스는 그 국적만으로도 고평가되고 있다.

7.1.1. 서비스를 종료한 사업자

7.1.1.1. 도메인이 다른 기업에 합병된 경우
7.1.1.2. 합병되지 않은 경우

7.2. 이메일 암호화 서비스 제공자

이메일 주소를 제공하지 않고 암호화 서비스만 제공한다. 주로 지메일과 아웃룩에 연동된다.

7.3. 이메일 클라이언트

7.4. 이메일 서버 소프트웨어

7.4.1. 메일 서버

7.4.2. 기타

8. 역할과 위상

8.1. 기업(단체)과 개인

기업 대 개인간의 커뮤니케이션 수단에서 이메일이 차지하는 비중은 절대적이며, 개인간의 커뮤니케이션 수단으로서의 이메일은 일반 사용자들에게서는 인스턴트 메신저나 SNS등 기타 다른 채널에 의해 많이 그 위상을 빼앗겼지만, 업무상 메시지 교환에 있어서는 가장 중요한 수단이다(전화통화나 메신저는 휘발성이라 자료남기기 어렵고[34], SNS는 보안성이 낮다). 그 덕분에 대부분의 경우 중-고등학생 시절에는 이메일을 거의 '받기만'하지만, 대학생들은 담당 교수와 연락이 필요할 때[35] 메일을 본격적으로 쓰기 시작하게 되며[36][37] 직장인들은 하루에도 많게는 수십, 수백통의 이메일을 보내고 받기도 한다. 회사생활 처음 하는 사회초년생들이 가장 애먹는 것 중 하나가 바로 메일 쓰는 요령일 정도. (특히 참조(CC)기능[38]과 전체회신(reply all) 기능을 잘 몰라서 실수하는 경우가 많다.)[39]

카카오톡 같은 소위 국민 메신저라고 해도 일개 기업이 운영하는 영리 서비스인지라 이걸 모든 사람들에게 사용하라고 강요할 수는 없는 일이지만 이메일은 아무리 낡은 기술이라고 해도 기술 자체의 배타적인 소유권이 존재하는 것도 아니고 인터넷의 기반이 되는 표준 기술이니만치 기술 자체도 상대적으로 특정 정부나 기업의 영향력에서 중립적이라고 간주할 수 있기 때문에 가장 기초적인 커뮤니케이션 자리에서 내려올 수가 없는 것이다.[40]

8.2. 기업(단체)간의 연락

법인(기업/회사)[41]간 주고받는 메일은 사소한 것이라도 계약서나 공문에 맞먹는 효력을 가질 수도 있다. 또한 대개 서로 국가에 활동하는 단체간의 계약에서는 이메일이 상대방 메일함에 들어가 있는 사실을 증명할 수 있으면 상대방이 "계약을 인지"한 것으로 판단하기도 한다. 따라서 메일을 읽지 않았다고 해당 연락이 없었던 것이 되는 것이 아니므로 직장인이라면 메일함을 정리하는 걸 자기 업무용 책상 정리하듯이 "깔끔히 정리"하는 것이 매우 중요한 일이기도 하다.

8.3. 공공기관과 기업(단체) 및 개인

상황에 따라서는 공공기관(국가 및 지자체)과 개인/법인이 이메일로 자료나 문서를 주고받고 할 수 있는데, 그러한 전자문서 등도 실물과 마찬가지이다. [42] 공공기관에 이메일로 PDF등으로 된 문서를 제출하는 것도, 공공기관 홈페이지나 오프라인 창구에서 종이로 된 문서를 제출하는 것과 마찬가지다.

8.4. 그 외

종이 우편으로 우편함이 넘치던 상황을 종결시킨 장본인. 종이값, 배달 비용을 비롯해서 수많은 비용과 자원 사용을 줄인 획기적인 발명품이다. 일단 카드 명세서부터 시작해서, 기업이 고객에게 전하는 각종 연락에 우편이 아닌 이메일이나 문자메세지를 이용하기 시작한 것 등을 생각하면 당연하다.
다만 아직까지도 공공영역에서는 대외적인 소통에는 팩스가 주로 쓰인다. 이메일에 비해 팩스는 송수신 자체가 법적 효력이 있기 때문.
그리고 이메일 대응을 하지 않는 기관 등에 연락을 하거나 자료 등을 보낼 때 팩스는 유용하게 쓰일 수도 있다.

8.5. 이메일 마케팅

1978년 스팸이라는 단어가 탄생한 이후 이메일을 통한 마케팅은 1990년대 중후반부터 Hotmail등과 같은 무료 이메일 제공 업체가 등장하면서 이메일 사용자가 급격히 증가하게 되었고, 이메일 마케팅에 대한 관심도도 급격히 증가되어 2000년대 Mailchimp과 같은 이메일 마케팅 제공자가 생겨나면서 이메일 마케팅의 새로운 역사가 시작된다. 특히 이메일 수신자의 시간대에 따른 타임워프 기능과 미리 써놓은 이메일이 나가는 자동화 시스템등은 현재 많은 기업등에서 사용되어지고 있다. 한국에서는 스티비가 가장 대표적인 이메일 마케팅 제공자로서 뉴닉 같은 많은 스타트업들이 사용하고 있다.

9. 관련 문서


[1] 전화선과 모뎀을 이용하여 메일을 보내는 것에 대해 나와 있다. 전자 메일이 나온지 얼마 안된 시점이라 영상 속에서 'extremely simple'라고는 하지만 오늘날에 비하면 메일을 보내기 위한 과정이 상당히 번거롭고 낯설다.[2] 현재도 UNIX기반으로 돌아가는 시스템 (리눅스, OSX 등)은 username@servername식으로 원격 접속이 가능하다. 즉 수신 서버 측에서 이메일 포트로 들어오는 요청을 처리할 수 있는 프로세스가 돌아가고 있으면 이메일, ssh나 ftp 포트로 들어오는 요청은 포트에 따라 각 서비스가 처리한다.[3] Mailbox domains follow normal DNS rules and are hence not case sensitive.[4] SMTP implementations MUST take care to preserve the case of mailbox local-parts. In particular, for some hosts, the user "smith" is different from the user "Smith". However, exploiting the case sensitivity of mailbox local-parts impedes interoperability and is discouraged.[5] 실제 사람을 대신해서 이메일을 처리하는 네트워크상의 존재.[6] 예: FW: 배송비 관련 정보[7] 아카이브로 흔적은 볼 수 있다.오르지오 아카이브[8] 다만 개인용 이메일 서비스를 제공하는 업체 중에서는 카카오의 다음만이 유일하게 무료로 제공한다.[9] 다만 예약송신기능 이용 시, 발송이력이 남지 않는 이메일 서비스도 있다.[10] 더하기 대신 하이픈이 쓰인다.[11] 일반 소셜사이트 회원가입 등[12] 공공기관과의 연락이나 취직활동용[13] 회사 도메인으로 된 이메일 주소는 본명 및 본명이 너무 길면 압축시킨 것 (홍길동 → gdhong)[14] 영어로는 Dear all who this letter(email) may concern라고 한다.[15] 일본어로는 ●●●各位라고 한다. ●●에는 参加者･受信者･お客様･関係者 등 상황에 맞추어서 기입하면 된다.[16] 위에도 적혀있지만 반드시 Bcc에 수신자의 메일주소를 넣을 것. To에 수신자들의 메일주소를 넣으면 수신자들이 서로의 이메일주소를 알 수 있게 되므로 개인정보 관련으로 문제가 된다.[17] 구글 드라이브, 구글 포토, 네이버나 다음 메일의 대용량 파일 첨부 등.[18] 기입 예: 다운로드 기한은 언제까지이므로, 기간내에 다운로드 하시기 바랍니다.[19] 예를 들어 심야, 휴일, 업무시간외 등[20] 업무일의 업무개시시간 30분전 등.[21] 내용은 미리 작성해두고, 그 메일이 송신되는 날이나 시간대 등을 지정.[22] 공적인[23] 네이버웍스[24] 사적인[25] 다만 이런 익명성 때문인지는 몰라도 iCloud 메일을 지원하지 않는 사이트도 있다. 그 예 중 하나가 나무위키[26] 다만 범죄수사 등 법률 등으로 정해진 사유 이외에 정부기관에 정보가 제공되는 일은 없다.[27] 또한 해당 업체 소재지의 법률이 적용된다. 예를 들어 네이버・다음(카카오)메일은 한국, 지메일은 미국 등.[28] 자국 정부에게도 깐깐하게 구는데, 외국정부에 정보제공을 할 리가 없다.[29] 예를 들어 테러 관련 문제가 생긴 경우 구글의 지메일은 한국의 이메일 서비스 제공업체보다 더 빠르게 정보제공을 한다. 왜냐면 테러는 만국공통으로 중범죄이며, 특히 미국에서는 한국보다 더 엄격하게 대응/처벌하기 때문.[30] 예전에 외부 이메일 계정을 등록 시 저장공간 1 GB 추가해주는 이벤트를 했으며 네이버 Works 계정을 생성 시 도메인당 5 GB씩 저장공간를 추가로 준 적이 있다.[31] 추가로 계정@citizen.metro.seoul.kr, 계정@mail.metro.seoul.kr, 계정@metro.seoul.kr도 사용 가능하다.[32] 추가로 예전에는 @hotmail.co.kr, @live.co.kr이 있었다. 국가를 미국으로 하면 @live.com도 사용할 수 있었다. 지금은 기존에 이 도메인을 생성한 계정에서만 사용할 수 있다.[33] 선불타입 전화번호여도 본인확인이 가능하므로, 일본에 단기체재로 방문한 다음에 해당 번호를 개통해서 인증을 하면 야후재팬 회원가입이 가능해진다.[34] 특히 전화통화는 구어 특성상 정보가 부정확하게 전달될 수 있고, 청자가 정보를 받은 다음 생각할 시간도 부족하기 때문에 간단한 전달사항을 제외하면 공적인 의사소통 수단으로 사용하기 부적절하다. 녹음으로 자료를 남기면 된다지만 통화 녹음 기능이 없는 폰도 있고.[35] 수업이나 과제 관련 질문, 성적 문의, 과제제출 등. 과제제출의 경우 보통 학교 포털의 클라이언트를 쓰지만 메일로 보내라는 교수도 더러 있다.[36] 개인 휴대폰 번호를 알려주시는 교수도 있긴 한데, 그래도 메일을 보내는 게 여러모로 격식을 차리는 것이니 정말 급한 게 아니라면 메일을 보내는 것이 좋다.[37] 대부분 대학생 때 업무적 성격의 메일을 처음 작성해보기 때문에 저학년들의 경우 격식을 잘 모르고 중고등학교 시절 선생님에게 카톡이나 문자 보내는 것 마냥 메일을 보내서 교수로부터 지적받기도 한다. 기본적으로 메일을 쓸 때 <첫인사와 소속(듣는 수업명, 학과, 이름)-메일을 보낸 이유-본론-끝인사>의 격식은 지키는 것이 좋다. 늦은 밤이나 휴일 등에 메일을 보내야 할 때에는 죄송하다는 식의 말을 덧붙이는 편이 좋다.[38] 수신(To)과 완전히 동일하게 메일을 받기 때문에 기능상으로는 아무런 차이가 없다. 그러나 의미상으로 메일에 대한 회신이나 반응할 의무가 없다는 것으로 이해하면 된다. 예를 들면 법원에서 전달사항을 이메일로 보낸다면 피고와 원고는 수신인으로, 증인에게는 참조로, 신변보호 중인 증인은 숨은참조(BCC)로 보낸다고 이해하면 된다.[39] 물론 이런 것까지 트집을 잡는 사람은 요즘엔 꼰대로 인식되지만, 여러 명에게 CC를 걸 때는 직급이 높은 사람이 앞쪽에 오도록 하는 것이 암묵적인 매너다.[40] 지메일등의 메일 서비스들이 아무리 시장지배적인 제품이라고 하더라도 이걸 쓰기 싫은 사람은 본인이 직접 메일 서버를 구축하는 것은 여전히 가능하다.[41] 사기업이나 단체뿐만 아니라 각종 공공기관(국기가관, 지방자치단체 등) 포함.[42] 예를 들어 공공기관에서 이메일로 보내진 PDF파일 형식의 공문서(민원문서)등은 법적으로도 유효하다.

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