1. 개요
민원문서(民願文書)는 행정기관이 특정한 사실 또는 법률관계에 관한 확인 또는 증명을 신청하는 민원에 따라 발급하여 주는 문서를 총칭한다. 여러가지 증명, 또는 여러 증명서를 뜻하는 제증명(諸證明)이라는 용어를 쓰기도 한다.이러한 민원문서는 개인의 민감한 개인정보를 포함하고 있기 때문에 사인이나 사기업에서 관리하기는 부적합하여 국가나 지방정부와 같은 행정기관이나 법원 등에서 전적으로 맡아 관리한다.
그 종류는 공무원이나 법조인도 다 알지 못할 정도로 다양하지만[1], 상식적으로 그런 게 있다고 알고 있으면 편리하다. 대표적인 것들이 아래와 같다.
2. 종류
2.1. 무인민원발급기에서 발급받을 수 있는 것들
자세한 내용은 정부24 홈페이지의 무인민원발급안내 페이지를 참고.무인민원발급기에서 발급받을 수 있는 서류들은 인터넷에서도 발급받을 수 있거나 적어도 신청은 인터넷으로도 할 수 있다.
| 분야 | 해당 민원문서 | 비고 |
| 주민 등록 | ①주민등록표등본 | 해당 '세대의' 주민등록 내역 |
| ②주민등록표초본 | 해당 '개인의' 주민등록 내역 | |
| 토지 지적 건축 | ①개별공시지가확인서 | |
| ①토지이용계획확인서 | ||
| ①토지대장등본, ②임야대장등본 | 토지 중 지번이 그냥 "○○번지"만 된 것은 토지대장에 나오지만, "산○○번지"로 된 것은 임야대장에 나온다. | |
| ①건축물대장등본 | ||
| 차량 | ①건설기계등록원부등본, ②자동차등록원부등본 | |
| 보건 복지 | ①수급자 증명서, ②장애인증명서, ③한부모가족증명서 | |
| 농업 | ①농지대장등본, ②농업경영체 등록확인서, ③농업경영체 증명서 | |
| 병역 | ①병적증명서 | |
| 지방세 | ①지방세 세목별 과세증명서 | |
| 등기 (부동산) | ①등기사항전부증명서 ②등기사항일부증명서 | 속칭 '부동산등기부등본'. 토지, 건물, 집합건물의 3종이 있다. |
| 가족 관계 등록 | ①가족관계증명서, ②기본증명서, ③혼인관계증명서, ④입양관계증명서, ⑤친양자입양관계증명서 | 2008년 이후의 신분관계. 2019년 12월 27일부터는 가족관계증명서는 영문으로 발급가능 |
| ⑥제적등·초본 | 2007년 이전의 신분관계 | |
| 교육 | ①졸업증명서, ②성적증명서, ③학교생활기록부, ④제적증명서, ⑤정원외관리증명서, ⑥졸업예정증명서, ⑦교육비납입증명서, ⑧검정고시 합격증명서, ⑨검정고시 성적증명서, ⑩검정고시 과목합격증명서 | 초중고교의 관할 교육청 및 졸업년도에 따라 즉시 발급 여부가 다르다. 해당년도 이전 졸업자는 즉시발급이 안되므로 모교 혹은 아무 관공서나 초중고교에 가서 팩스민원으로 발급해야한다. 관공서는 1통당 300원이고 초중고교는 시도조례에 따라 다르다. 즉시발급 대상자가 무인민원발급기 및 민원24에서 발급시 무료. |
| 수산 | ①어선원부 | |
| 국세 | ①사업자등록증명, ②휴업사실증명, ③폐업사실증명, ④납세증명서, ⑤납세사실증명, ⑥소득금액증명, ⑦부가가치세 과세표준증명, ⑧부가가치세 면세사업자 수입금액증명, ⑨연금보험료 등 소득 세액 공제확인서, ⑩사업자 단위 과세적용된 사업장 증명, ⑪모범납세자증명, ⑫근로(자녀)장려금 수급사실증명, ⑬소득확인증명서(서민형개인종합자산관리계좌 가입용) | 대개 국세청민원사무처리규정(국세청훈령)에 법령서식이 있다. 국세기본법 제81조의14(납세자의 권리 행사에 필요한 정보의 제공)에 근거한 정보제공이라고 할 수 있다. |
- 가족관계등록 (기본, 혼인, 가족 등)에 관한 문서를 인터넷으로 발급받는다고 하면 정부24 홈페이지가 아닌 대법원 홈페이지에서 발급받아야된다.
- 등기 관련은 인터넷등기소에서 발급 가능하다.
- 교육관련은 정부24 및 나이스(교육행정정보시스템) 대국민 서비스의 홈에듀 민원서비스에서 발급이 가능하다.
- 해외 관련
- 외국의 기관 등에서 출생증명서를 제출하라고 한다면 기본증명서와 가족관계증명서 원본 및 해당국 언어로 된 번역본을 제출하면 된다.
- 혼인요건구비증명서(외국인의 본국 법률상, 혼인하기 위한 조건을 만족시킨 것이 쓰여진 증명서)를 제출하라고 하면 혼인관계증명서 원본 및 해당국 언어로 된 번역본을 제출하면 된다.
- 일본의 정부기관[2]・지자체・사기업이나 그 외 단체 등에 한국에서 발급된 각종 민원문서를 제출시, 정부24 및 전자가족관계등록시스템 등에서 온라인으로 발급한 것도 인정되며, 원본(원문)과 일본어 번역본(공증 불필요)만 제출하면 된다. [3][4]
2.2. 인터넷에서 발급받을 수 있는 것들
2.2.1. 정부24에서 발급받을 수 있는 것들
민원24 수수료면제 및 감면 서류 일람| 분야 | 해당 민원문서 | 비고 |
| 출입국 | ①출입국에 관한 사실증명 | |
| 경찰(교통) | ①운전경력증명, ②교통사고 사실확인원 | |
| 해양경찰 | ①사건사고사실확인원, ②선박사고사실확인원 | |
| 지방세 | ①지방세 납세증명서 | 완납의 증명 |
| ②지방세 납부확인서 | 취득세(등록면허세) 외의 것의 납부증명 | |
| 예방접종 | ①예방접종증명서 | |
| 고시 | ①사법시험 합격증명서, ②변호사시험 합격증명서, ③국가공무원 임용시험 합격증명서 | |
| 보훈 | ①독립유공자(유족 또는 가족) 확인서, ②국가유공자(유족 또는 가족) 확인서 |
2.2.2. 인터넷등기소에서 발급받을 수 있는 것들
| 분야 | 해당 민원문서 | 비고 |
| 등기(법인) | ①등기사항전부증명서, ②등기사항일부증명서 | 속칭 '법인등기부등본' |
2.3. 인터넷에서도 신청할 수 있는 것들
2.3.1. 정부24에서 신청할 수 있는 것들
| 분야 | 해당 민원문서 | 비고 |
| 외국인 | ①외국인등록 사실증명 | 주민등록표등본, 주민등록표초본과 용도가 대체로 같다. |
| (외국국적동포) | ①국내거소신고 사실증명 | |
| 지방세 | ①지방세 납세증명서 | 완납의 증명 |
| ①취득세(등록면허세) 납부확인서 | 민원24에는 '등록세납부 확인서'로 되어 있다. |
2.4. 기타
| 분야 | 해당 민원문서 | 비고 |
| 등기(법인) | ①(법인)인감증명서 | 등기소에서 발급 |
| 등기(후견) | ①후견 등기사항부존재증명서, ②후견 등기사항증명서(말소 및 폐쇄사항 포함), ③후견 등기사항증명서(사전처분) 등 | 법인, 부동산의 경우와 달리, 가정법원이나 지방법원 가족관계등록과(계)에서만 발급받을 수 있다.[5] 상세한 것은 후견 문서 참조. |
| 사서증서 인증대용 | ①(개인)인감증명서, ②본인서명사실확인서 | 시,군,구,읍,면,동의 각 사무소에서 발급받을 수 있다. |
| 경찰(경비) | ①전의경 복무확인증명서 | |
| 경찰(수사) | ①수사 사건접수증 | |
| ②(사건사고, 화재, 도난, 도난해지, 변사)사실확인원 | 증명할 사항의 종류에 따라 발급된다. (예) '사건사고사실확인원' | |
| 경찰 (생활안전) | ①실종아동등·가출인 신고접수증 | |
| 노동 | ①체불 임금등·사업주 확인서 | |
| 장애인 | ①장애인연금, 장애수당, 장애아동수당 대상자 확인서 | 시,군,구청에서 발급. 법령서식은 아니나, 보건복지부에서 매년 간행하는 '장애인연금 사업안내: 장애수당 및 장애아동수당 포함'이라는 책자에 서식이 수록되어 있다. |
| 기초연금 | ①기초연금 수급자 확인서 | 시,군,구청에서 발급. 법령서식은 아니나, 보건복지부에서 매년 간행하는 '기초연금 사업안내'라는 책자에 서식이 수록되어 있다 |
| 차상위계층 | ①차상위계층 확인서 | |
| 긴급지원 | ①긴급지원대상자 증명서 | 시,군,구청에서 발급. 법령서식은 아니나, 보건복지부에서 매년 간행하는 '긴급지원 사업안내'라는 책자에 서식이 수록되어 있다 |
| 예방접종 등 | ①세균혈청학적 검사증명서, ②국제공인 예방접종증명서 | |
| 차량 | ①자동차 멸실 사실 인정서 | 시·도지사가 해당 자동차의 차령, 법령위반 사실, 보험가입 유무 등 모든 사정에 비추어 해당 자동차가 멸실된 것으로 인정할 경우(자동차등록령 제31조 제6항 제7호) |
| 재외공관 | ①동일인 증명서, ②여권 사본 증명서 | ①외국 국적 취득, 개명, 로마자 성명 공백제거 등으로 성명이 변경된 경우에 같은 사람이라는 것을 외교공관 등 관공서나 공증인이 증명하여 주는 것. 등기나 공탁 등을 할 때에 왕왕 필요하다. 단 재외공관에 따라서는 취급을 안하니 주의할 것. ②외교부 여권과, 국내 여권 사무 대행기관, 재외공관에서만 발급가능. |
| 여권 | ①여권 발급기록 증명서(국문/영문), ②여권 실효 확인서(국문/영문) ,③여권사실증명서 | ①은 본인이 발급받은 모든 여권에 관한 기록이 있다. 로마자 변경 및 이름의 공백제거 등의 사실도 기재되어있으므로, 동일인 증명시에 이용하자. 여권 발급기록 증명서, 여권 실효 확인서, 여권 정보 증명서는 영사민원24 홈페이지에서도 발급이 가능하다. |
| 교정 | ①수용(출소)증명서 | 형의 집행 및 수용자의 처우에 관한 법률 시행령 제145조의2. 수용기관, 구속일자/입소일자, 형 확정일, 형기종료일, 출소일자/출소사유가 기재된다. |
| 자연재해 | ①침수흔적확인서, ②피해사실확인서 | 자연재해대책법 |
| 관세 | 관세 등 납세증명서 | |
| 의료급여 | 의료급여증명서 |
2.4.1. 검찰 민원문서
| 구분 | 해당 민원문서 | 비고 |
| 사건접수, 수사, 처리 | 고소·고발장 접수증명, 진정(내사)사건 처분결과증명, 기소(참고인)중지사건 공소시효 완성증명, 기소(참고인)중지사건 재기신청사실증명, 기소(참고인)중지사건 공소시효 완성증명, 지명수배해제신청 | 검찰보존사무규칙 소정의 '민원신청서'로써 검찰청에 증명서 발급을 신청하는 민원들이다.[6] |
| 불기소이유 고지 및 항고, 재항고 관련 민원 | 불기소이유고지청구, 항고장 접수증명, 항고 기각증명, 항고기각 이유고지청구, 재항고장 접수증명, 재항고 기각증명, 재항고기각 이유고지청구, 재정신청서 접수증명 | |
| 압수수색 관련 | 압수증명, 수색증명 | |
| 벌과금 관련 | 벌과금납부증명 | |
| 판결문 등 열람·등본교부 및 확정증명관련 민원 | 체포·구속영장 등본교부청구, 재판서·재판기재조서 등(초)본 교부신청, 형사재판 확정증명 | |
| 출국금지관련 민원 | 출국 가능사실증명 |
3. 팩스민원(초중고교)
초중고교 관련 각종 문서를 해당 학교에 방문하지 않고 근처 초중고교에서 발급받을 수 있는 서비스.설명성적표와 생활기록부는 전산화가 되어있지 않다면 비대면발급이 불가능하므로 이 팩스민원을 이용할 일이 가끔 있다. [7]
또한 이 업무는 가족 및 형제자매에게 위임이 가능하므로 이하의 문서를 대리인이 지참해서 인근 초중고교에 방문하면 된다.
①위임장[8]
②가족관계증명서[9][10]
③출입국에 관한 사실증명[11]
④위임자의 신분증 사본
만약 해외에서 국내의 대리인에게 위임을 한다면
① 정부24에서 관련 문서(출입국 사실 증명, 가족관계증명서)를 발급 (PDF보존)
② 임의양식의 위임장 인쇄후 자필 서명 [12]
③ 위임장을 스캔 (PDF파일 추천)
④ 인터넷 우체국의 e-그린우편 서비스 혹은 온라인팩스를 이용해서 국내의 대리인에게 출입국 사실 증명 및 위임장 등을 발송
하면 1000원 미만으로 해당 양식을 대리인에게 송부가 가능하다.
단 이 방법은 대리인이 해당 문서를 수령하기까지 최대 1주일정도는 걸리므로 시간적 여유를 가지고 이용할 것.[13]
만약 대리인이 팩스수신이 가능하다면 인터넷 팩스를 이용해서 관련문서와 위임장을 보내자. 인터넷 우체국의 e-그린우편보다 빠르고 저렴하다.[14] 아니면 필요한 서류를 전부 PDF파일로 만든 다음에, 대리인이 인쇄를 해서 사용하는 방법도 있다.
또한 국내에서 원하는 문서를 발급했더라도, 그것을 다시 해외로 보내는 기간 등은 별도다.[15]
그 외에도 교직원 관련 기록도 팩스민원으로 발급이 가능하다.
관련문서 : 팩스, 팩시밀리(어디서나 민원)
4. 외국
4.1. 중국
| 명칭 | 원문 | 설명 |
| 출생 공증서 | 出生公证书 | 출생서류 |
| 호구부 | 户口簿 | 현재의 제적등·초본. 중국의 주민등록등본이기도 하며 법정 신분증이기도 하다. |
| 친속관계 공증서 | 亲属关系公证书 | 가족관계증명서 |
| 사망 공증서 | 死亡公证书 | 사망서류 |
| 고등교육이수증명서 | 高等学校肄业证书 | 법정 고등교육기관 교육 이수 증서 |
| 고등교육수료증명서 | 高等学校结业证书 | 법정 고등교육기관 수료 증서 |
| 고등교육졸업증명서 | 高等学校毕业证书 | 법정 고등교육기관 졸업 증서 |
| 세무등기서 | 税务登记证 | 법정 사업체 등록서 |
| 사단법인 자격공증서 | 社团法人资格公证书 | 법인자격 인증서 |
| 법정대리인증명서 | 法定代表人证明书 | |
| 외화지급능력증명서 | 支付外汇能力证明书 | |
| 가정경제상황 공증서 | 家庭经济状况公证书 | 가정 재정상황 증서 |
| 인감증명서 | 印鉴证明书 | 공인 인감 증명서 |
| 학력 공증서 | 学历公证书 | 이수학력 증서 |
| 학위 공증서 | 学位公证书 | 학위인정 증명서 |
| 경력 공증서 | 经历公证书 | 경력증명서 |
| 수입증명서 | 收入证明书 | 소득수준 증명서 |
| 상표권 공증서 | 商标权公证书 | |
| 미혼 공증서 | 未婚公证书 | 미혼사실 증명서 |
| 입양 공증서 | 养公证书 | 입양사실 증명서 |
공증서(公证书)라고 부르며, 공증서 안에서도 증명서(证明书), 성명서(声明书) 등의 민원문서들로 다시 세분화된다. 위에 나열된 문서들은 자주 사용되는 중국의 민원문서들이며, 여기에 나열된 문서 외에도 셀 수 없이 많은 민원문서가 존재하고 지방정부에서만 발급되는 문서들도 존재하며 위 문서들도 지방마다 발급방법이 다른 경우가 존재하기 때문에 중국에 어떠한 형태의 민원문서가 있는지 전부 아는 사람은 없다고 봐도 된다.
자신의 신분을 증명하는 민원문서인 공증서 외에도 정부를 상대로 한 탄원서나 신청서, 소송장 등의 민원문서인 법률문서(法律文书)들까지 합할 경우, 중국의 민원서류량은 타의 추종을 불허할 정도의 대륙의 기상을 보여준다.
4.2. 일본
| 명칭 | 원문 | 설명 |
| 주민표 | 住民票 | |
| 주민표 사본 | 住民票の写し | |
| 주민표기재사항증명서 | 住民票記載事項証明書 | |
| 인감등록증명서 | 印鑑登録証明書 | |
| 각종 세금 증명서 | 各種税証明書[16] | |
| 호적증명서(전사항, 개인사항) | 戸籍証明書（全部事項証明書、個人事項証明書） | |
| 호적부표 사본 | 戸籍の附票の写し |
위의 공문서는 개인번호카드를 가지고 있다면 편의점의 복합기에서도 발급가능. 무려 인감등록증명서도 편의점에서 발급할 수 있다.
또한 호적이 작성되지 않는 외국국적자는 호적관련 서류 발급이 불가능하다. [17]
4.3. 미국
| 명칭 | 원문 | 설명 |
| 출생증명서 | BIRTH CERTIFICATE | 한국의 기본증명서+가족관계증명서가 합쳐진 존재 |
5. 참고
5.1. 온라인으로 발급하는 곳
- 정부24 - 웹 사이트
행정기관이 취급하는 거의 모든 민원문서 발급이 가능. - 대법원
- 전자가족관계등록시스템 - 가족관계에 관한 민원문서 발급이 가능.
- 인터넷 등기소 - 법인, 토지, 건물 등기 발급이 가능.
- 교육행정정보시스템 - 나이스 대국민 서비스 - 홈에듀 민원 서비스
초중고교 관련 문서발급이 가능.
[1] 담당/전문분야가 아닌 타 분야의 민원문서까지는 다 알지 못한다는 의미[2] 대표적인 예로 출입국재류관리청[3] 중앙정부기관은 원칙적으로 공증은 불필요하나, 번역내용에 틀림이 없어야한다.[4] 지자체 및 사기업이나 그 외 단체는 케바케이므로 사전에 확인할 것.[5] 2019년부터는 후견 등기사항부존재증명서도 온라인 발급이 가능해질 예정이다.[6] 그 밖의 검찰민원으로 기소(참고인)중지사건 재기신청, 출국금지 의뢰신청, 출국금지 해제신청이 있다.[7] 다만 본인이 다니던 학교가 폐교됬다면 관할 교육지원청이나 교육청에 연락하여 자료를 받아야 할 수도 있다.[8] 임의양식. 1: 대리인의 성명, 주소, 생년월일, 위임자와 대리인의 관계, 연락처. 2:위임자의 성명, 주소, 생년월일, 연락처. 3:위임사유, 4:위임업무, 5:서명 혹은 날인이 있다면 문제 없다.[9] 형제자매에게 위임을 한다면 아버지 혹은 어머니 기준의 가족관계증명서를 발급받을 것. 부모에게 위임한다면 본인 기준이여도 상관 없다.[10] 대리인과 위임자의 주민등록번호는 표시된 것을 제출할 것을 추천.[11] 당사자의 해외 거주 등, 위임 사유가 국내 부재임을 증명할 때 필요.[12] 전자서명이 인정여부는 불명[13] 연말연시나 연휴 등이 있으면 그만큼 지연된다.(주말 및 공휴일 일수만큼 소요기간이 늘어난다.)[14] 인터넷팩스 업자에 따라 다르지만, 1장당 50원은 넘어가지 않는다.[15] 데이터만 필요하면 스캔해서 보내는 방법도 있음.[16] 납세증명서, 비과세증명서 등[17] 다만 주민등록등본처럼 일본인의 외국인 배우자나 외국인 존비속 (부모 및 자녀)를 일본인의 호적에 등재시키는 것이 가능.