1. 공적 발표 행위(Presentation)
원 뜻은 영어로 발표[1]라는 뜻인데, 국내에서는 단순한 발표행위보다는 시청각적 발표 자료를 준비하여 그 자료에 기반해 (어느 정도 업무적으로) 수행하는 발표에 흔히 사용된다. 또한 이 때 사용되는 발표 자료를 일컫기도 한다.미국식 발음으로는 프리젠테이션([|priːzen|teɪʃn]), 영국식 발음으로는 프레젠테이션([|prezn|teɪʃn])이다. # 표준어는 영국식 발음에 따라 프레젠테이션이다. #
기업/회사에서는 특히 중요하게 다루어지는 행위들 중 하나로, 직원이 상사에게, 공급자가 고객에게, 경영진이 주주에게 정보, 기획, 안건을 제시하고 설명하는 과정에서 거의 빠지지 않고 발생한다. 기획업무의 비중이 큰 광고 대리업 등에서는 고객에게 기획서를 제안하는 행위 전체를 프레젠테이션 업무라고 부르기도 한다.
프레젠테이션이 중요한 이유는, 보통 프레젠테이션을 받는 쪽이 하는 쪽보다 갑인 경우가 많기 때문이다. 대개 회사가 고객들에게 프레젠테이션을 하는 경우 이는 곧 고객으로 하여금 자사의 서비스를 이용해 주십사 설득하는 행위이며, 프레젠테이션의 성공 여부는 최종 계약 성사에 큰 영향을 미친다. 계약의 성패는 곧바로 돈에 영향을 주고, 회사의 수입에 영향을 주고, 회사의 장래에 영향을 준다. 특히 단순히 자사의 강점을 어필해야 하는 케이스가 아니라 다른 회사의 프레젠테이션과 경쟁까지 해야 하는 경우가 많기 때문에, 업무에 있어 질 좋은 프레젠테이션에 대한 요구는 무시무시할 정도로 강력하다. 대규모 수주 경쟁이 벌어지면 프레젠테이션 한 번의 성패에 수백억 원이 오락가락하는 경우도 생긴다.
각종 시각적 프레젠테이션 도구의 발달로 인해, 적지 않은 경우 프레젠테이션의 내용 뿐 아니라 눈으로 보기 좋은 것 또한 중요한 요소의 하나로 평가받고 있다. 특히 컴퓨터를 이용해 프레젠테이션에 다양한 시각적 효과를 줄 수 있게 되면서부터는, 내용이 아무리 좋아도 서식이 엉성하거나 자료의 디자인이 구세대적인 경우, 청중의 신뢰도를 깎아 먹고 들어가는 경우가 많아졌다. 때문에 프레젠테이션 자료를 작성할 경우, 특히 사업상 추진되는 프레젠테이션의 경우 최신의 업무 도구를 이용해 가능한 한 미려하게 만드는 것이 일반화되었다. 물론 과유불급으로, 지나치게 디자인 효과로 도배된 프레젠테이션도 실패 1순위로 경계된다. 거기에 파워포인트의 촌스러운 효과음들까지 마구잡이로 넣었다면 실패 0순위.(…)
프레젠테이션 스킬이 뛰어난 사람이 그 스킬만으로도 높은 평가를 받고, 심지어 대중이 그에게서 카리스마를 느끼는 경우도 빈번히 일어나고 있다. 대표적인 예가 애플의 전 CEO였던 스티브 잡스. 애플의 신제품 발표회에서 진행되던 그의 단독 프레젠테이션은 전 세계에 생중계되었으며, 시차가 안 맞는 한국에도 본방사수를 외치는 사람들이 있었다. 이 때문에 스티브 잡스의 프레젠테이션 기술을 모방하려는 사람들도 많이 있고 이들을 대상으로 한 책들도 많이 나와 있다.
여러 사람들 앞에서 하는 발표의 특성상 자신감이 매우 중요하다. 자신감이 부족하면 부끄러움과 두려움으로 얼굴이 빨개지고 목소리가 떨리거나 기어들어가며 발표를 잘 하지 못하게 된다. 자신감이 부족하다면 뇌를 비워도 술술 나오는 무아지경에 오를 때 까지 연습하는 수밖에 없다.
1.1. 역사
과거에는 유인물과 종이 게시물을 이용하여 진행되었다. 영화만 봐도 커다란 전지 차트에 손으로 쓴 글씨를 막대기로 짚어 가며 설명하는 과거의 장면을 흔히 볼 수 있다. 국내에서는 80년대까지 매우 흔한 방식이었다.컴퓨터가 보급되기 전인 90년대만 해도 오버헤드 프로젝터를 사용하는 것을 흔하게 볼 수 있었다. 1998년에는 특허소송을 위해 OHP를 이용한 프레젠테이션을 도입해 상대측 변호사를 압도한 적도 있다. 상대측이 OHP로 다시 프레젠테이션을 하게 해 달라고 하자 그 당시 첨단기술이었던 파워포인트로 다시 상대측 변호사를 압도했다고 한다. 법원에 프레젠테이션 시설이 없어 변호사들이 노트북, 스크린, 프로젝터를 모두 들고 가야 하던 시절 이야기다.
이후로는 컴퓨터로 진행할 수 있게 하는 프레젠테이션 프로그램들이 순식간에 그 자리를 대체했다.
1.2. 학교 교육과정에서의 프레젠테이션
기업, 정부, 단체 등에서 프레젠테이션이 중요해지고 있는 관계로, 대학교를 중심으로 많은 수업에서 프레젠테이션을 요구하고 있다. 일명 발표과제라고 한다. 초중고에서도 발표형 수업이 점점 도입되고 있으며 2010년대 초반까지만 해도 드문 편이었다.학교 조별과제에서 발표는 보통 화룡점정에 해당하는 행위로, 사전 조사와 레포트 작성을 아무리 잘 해도 프레젠테이션에서 망해서 좋은 평가를 받지 못하는 경우가 허다하다. 발표를 중시하지 않는 기초학문분야의 전공에서는 전자만 잘 해도 모든게 커버되지만 발표가 중시되는 수업의 경우, 발표가 알파이자 오메가가 되는 경우가 많기 때문이다. 프레젠테이션을 누구에게 맡겨, 얼마나 잘 진행하는가가 조 전체의 학점을 좌우하기도 한다. 경우에 따라서는 여러 명의 발표자가 자신이 조사하여 슬라이드를 만든 부분을 발표하기도 하는데, 발표자가 바뀌는 부분을 잘 처리하지 못하면 난장판이 될 수가 있으므로 조에 발표를 특히 잘 하는 사람이 있다면 그가 전담토록 하는 것도 좋다.
발표 마지막에는 따로 질의응답 시간이라고 해서 질문을 받는 시간을 두는 것이 보통이다. 질문에 답변을 잘 하지 못한다면 매우 난감하다.
1.3. 면접에서의 프레젠테이션
PresenTation interviewPT 자료를 만들어서 그 자료 보고를 하는 형식으로 면접 진행을 하는 면접 방법이다. 보통 주제는 면접전에 주지 않는다. 보통 주제는 회사에 대한 제품이나,서비스 등이 나오며 짧은 시간에 순발력있게 자료 보고를 할 수 있는지 확인하는 것이다. 보통 자료분석 시간은 20~30분정도 준다. 창의성 독창성이 있으면 점수를 잘 받을 수 있으면 좋으나 실현가능성이 있게 작성하는것도 좋다. 그리고 중요한것은 주제에 대한 핵심내용과 시사점을 도출해야 한다. 모범답안에 들지 못하면 떨어진다. 발표를 마친 뒤에는 면접관과 질의응답을 한다. 장단점에 대해서는 면접 항목 참조.
1.4. 약간의 팁
프레젠테이션은 대학교에서 발표 수업 및 과제를 하는 대학생, 직장생활을 하는 많은 사회초년생들이 맞부딪히는 벽이다. 이하의 몇몇 가이드를 적절히 참고하여 발표한다면, 여러분의 발표가 잘 준비되었다는 칭찬과 함께 많은 박수를 받는 데 도움이 될 수 있을 것이다.1.4.1. 제작 과정
1.4.1.1. 목적
목적(평가자)에 따라 프레젠테이션은 달라진다. 학생들이 생각하는 최적의 PPT, 교수가 생각하는 최적의 PPT, 전략컨설팅펌에서 생각하는 최적의 PPT는 다르다. 예를 들어 전략컨설팅펌에서 전략전문가, PT전문가 붙여서 제작한 PPT를 별 설명 없이 학생들 앞에 가져가면 '제정신이냐? 발표에 협조할 마음이 있긴 한거냐? 그래픽은 90년대 스타일이고 텍스트는 폭탄 투하네. 프리라이딩 관두고 그냥 밥이나 사셔!'라는 반응을 얻기에 딱 좋다. 학생들이 생각하는 최적의 PPT를 교수 앞에 가져가면 '한 슬라이드에 텍스트가 너무 많아서 단시간에 알아듣기 힘들다'는 반응을 얻기에 좋다. 학생들이 생각하는 신사업 제안에 대한 최적의 PPT를 현직 컨설턴트에게 가져가자 “신사업이 도대체 무엇입니까. 20분짜리 발표 내용을 단 10초로 요약할 수 있어야 하는 것. 장표, 발표 매너, 복장 모두 프로페셔널 하지만 그보다 중요한 것은 핵심사항을 짚어내 하나의 그림으로 그릴 수 있는 역량입니다. 교과서에 나온 이론을 읊는 자리가 아닙니다.”라는 코멘트를 얻었다. 따라서 어떻게든 '평가자가 생각하는 최적의 PPT'를 알아내고 거기 맞추는 것이 현명하다. 만약 인문학, 그 중에서도 어문학 관련 발표라면 본문을 통째로 인용하거나 세세한 해석을 적어야만 하므로 형형색색의 화려한 디자인을 넣고 과감히 텍스트를 생략하는 식의 예술 행위는 오히려 권장되지 않는다. 많은 분량의 텍스트 중에 어느 부분을 눈여겨 보고 강조하는지가 더 중요하게 여겨진다. 따라서 경영 관련 종사자들이 대체로 그래프 삽입이나 아이콘에 공을 들인다면, 어문학 종사자들은 대개 문장과 서식을 다듬고 가독성 좋은 글꼴을 고르며 적절한 하이라이트를 통해 청중의 시선을 이끄는 데에 시간을 할애하는 편이다.- 청중의 교육수준을 고려
- 청중에 중졸~고졸이 상당수 섞여 있다면 슬라이드 내에 학자 이름, 논문 이름, 책 이름 등으로 출처를 표시해주는 건 부질없는 짓이다. 슬라이드 내에는 "나무위키에서 프레젠테이션하는 방법 [15]"처럼 번호만 붙여놓고 출처나 상세한 설명은 맨 마지막 슬라이드에 몰아서 표시해주면 된다. 또 이런 집단을 대상으로 영어 단어, 전문 용어를 마구 섞는다면 알아듣는데 방해가 되므로 매우 싫어한다. 발표자가 대학 교수일 때 이런 잘못을 많이 저지른다.
- 청중 가운데 대학 교수가 있는데 맞춤법이 틀리거나 오탈자, 경박한 속어를 많이 쓸 경우 신뢰성을 의심받는다. PPT 초반 작업 때 맞춤법 검사기를 최소 1회 이상 돌려봐야 한다. PPT 작업이 끝났다고 "끝!"을 외칠 게 아니라 완료된 PPT를 다시 한 번 쭉 보면서 수정해야 할 부분이 없다 봐야 한다.
- 화자보다 청중이 학문의 깊이가 깊을 경우 초보적인 내용은 모두 생략하는 것이 좋다[2]. 반면, 학문의 분야가 넓을 경우 청중이 대학 교수이고 자신이 고등학생이라도 자신의 발표 내용을 청중이 알아듣지 못하는 경우가 있을 수 있다. 이럴 경우 초보적인 내용이라 해도 청중의 배경지식에 걸맞춰 적절히 적어주어야 한다.
- 청중의 목적을 고려
설득, 호소를 위한 프레젠테이션의 경우 청중이 어떤 이익을 얻는지를 분명히 해 줘야 한다. 투자, 사업 설명회, 학원 설명회 같은 광고 목적의 프레젠테이션에서 이런 것이 두드러진다. "맞아, 좋은 말이네. 근데 그게 나하고 무슨 상관이지?" 이런 반응이 나온다면 곤란하다.
1.4.1.2. 내용
- 시작부터 주의와 관심을 사로잡을 방법을 찾아야 한다.
- 최소한 지루하고 의미없는 이야기를 줄줄줄 늘어놓는 것만 피하면 된다. 프레젠테이션이 길고 지루했다는 평가는 받기 쉽지만, 감명깊고 짧게 끝났다는 이야기는 듣기 어렵다.
- 대중 강연에서는 유머, 간단한 선물, 몰입을 위한 게임 등을 활용한다.
- 가장 좋은 것은 청중이 누군지를 파악하고 청중의 공통 관심사를 찾는 것이다. 예를 들어 노인 대상 강연이라면 건강, 장수 비결 같은 게 있다.
- 감동적인 이야기를 넣어서 청중이 감동을 느끼면 설득에 도움이 된다. 단, 흔해빠진 이야기를 해서 청중이 지루함을 느끼면 역효과이다.
- 시작할 때 청중이 잘 아는 화제부터 시작하면 집중력을 높일 수 있다.
- 구성 방식을 고민해보는 게 좋다.
보통은 3단 구성을 쓴다. 서론 20%, 본론 60%, 결론 20% 정도이다. 또 P-R-E-P식 구성이 있다. 말은 복잡하지만 인터넷 게시물의 구조를 생각하면 된다. 제목, 제목에 대한 부연설명, 제목에 대한 예시, 마지막으로 3줄 요약 정도. - 전달하고자 하는 요점(Point)을 첫머리에 제시한다.
- 배경 이유(Reason)를 제시한다.
- 예시(Example)를 들어 청중을 이해시킨다.
- 마지막으로 요점(Point)을 다시 요약 언급해 전달력을 강화한다. Take-home message를 통해 이것만큼은 잊지 말아 달라고 요청하면 청중들에게 남는 것이 생긴다.
- 이해하기 쉽게 만드는 게 좋다. 리허설을 할 때 팀원과 관계없는 사람에게 평가를 부탁하면 문제점을 쉽게 찾을 수 있다.
- 이유, 근거를 제시해야 한다. 숫자, 통계, 구체적인 사례 등으로 설득력을 높인다.
- 성차별, 비하적인 표현 등 듣는 사람의 기분을 나쁘게 만들 수 있는 부분은 모두 빼야 한다.
프레젠테이션의 기본은 사람을 설득하는 것이다. 기분이 나빠진 사람은 반항적인 태도로 듣기 때문에 쉽게 설득하기 어렵다. 프레젠테이션 중 강사가 명예훼손을 했다면서 논란이 된 사례도 있다. 이 사람들이 쓴 비하적인 단어는 50분 중 1~3개 정도다. 강사가 별 생각없이 사용한 비유나 그림을 보고 매우 불쾌해 하는 사람이 생길 수 있으니, 중요한 발표라면 해당 집단에 속한 사람에게 테스트를 하는 것도 좋다.
- 슬라이드나 유인물을 만들었을 경우, 발표문과 유인물의 내용은 당연히 달라야 한다.
유인물의 문어체를 구어체로 바꾼 것이 곧 발표문이 아니라는 것을 명심한다. 즉 '것이다' 를 '것입니다', '이기 때문이다' 를 '이기 때문이지요' 로 바꾼다고 발표문이 되는 것이 아니다. 위에 서술되어 있듯이 발표문에는 적절한 유머나 이해를 돕기 위한 보충 설명이 들어가야지, 유인물을 그대로 읽어주는 식으로 발표를 한다면 청중으로서는 '지금 저 발표를 굳이 들을 필요 없겠네? 이따가 집에 가서 유인물 훑어보지 뭐.' 하는 식으로 생각하게 되어 발표를 듣는 둥 마는 둥 하게 된다. 실례로 충남 모 사범대학의 교수는 학생들이 발표랍시고 유인물의 내용을 그대로 읽어나가자 "니들이 무슨 유인물 읽어주는 어플리케이션이냐?!"라며 화를 내기도 했다고 한다. 요컨대 발표를 할 때에는 유인물의 내용을 그대로 읽어나가거나 유인물에 없는 내용을 부분적으로 덧붙이는 데에서 그치지 말고, 발표를 할 때 읽을 발표문을 유인물을 근거로 하여 처음부터 끝까지 새로 쓰는 것이 좋다.
- 조별 프레젠테이션의 경우, 발표자 간에 넘겨주고 넘겨받는 멘트를 넣어 보자.
조원들의 역할은 나름대로 기승전결을 맞추어 배분하고, 이에 따라 내용이 바뀔 때에 청자들의 주의를 환기하고 지속적으로 관심을 끌어모으게 해야 한다. 예를 들면 "그렇다면 유비쿼터스 시대의 관련법률 정비는 과연 어디까지 진행된 상태일까요? 홍길동 학우님께서 이 문제를 짚어보시겠습니다." 정도면 괜찮다. 다른 건 제쳐두고라도 발표를 뚝 끊고 사람만 바꾸거나, 사인이 안 맞아서 발표자간에 긴박하게 시선이 교차하며(…) 정적이 흐르는 참사를 내지는 말자. 혹은 조원 내에 발표를 즐기거나 잘 하는 사람이 있을 경우, 그 사람이 전담하도록 하는 것도 좋다. 사람마다 발표를 하는 스타일이 다 다르므로 누가 발표를 하느냐에 따라 똑같은 내용이라도 상당히 다르게 들릴 수가 있는데, 사람에 따라 다르지만 이러한 것이 오히려 집중력을 떨어뜨릴 수가 있기 때문. 다만 이 경우는 발표자 외에 다른 조원들은 아무 기여도 하지 않았다는 오해를 사지 않기 위해 발표를 시작할 즈음에 역할 분담은 어떤 식으로 나누었는지 알려야 한다.
- 발표시간을 맞춰야 한다면 발표시간 계산기 사이트를 사용하여 대본을 점검하는 게 좋다. 똑같은 분량의 대본이더라도 본인의 발표속도에 따라 발표시간을 조절할 수도 있다. 참고로 발표 시간이 짧다고 무조건 쉬운 것이 절대 아니다. 제한된 시간 안에 핵심 내용만을 명확하게 전달하여 발표하는 것은 의외로 많은 노력이 필요하다. 발표시간 계산기 발표시간 계산기, 글자수 세기
1.4.1.3. 그래픽
좌측이 변경 전, 우측이 변경 후 디자인이다. 사실 2020년대 시점에서 보면 오른쪽도 약간 촌스럽고 고칠 데가 있지만[3] 그래도 왼쪽보다는 100배 낫다.
- 중요도가 높은 발표라면 기본 폰트 및 기본 템플릿은 안 쓰는 편이 좋다. 평소부터 템플릿과 폰트에 대해 고민해야 한다. 디자인에 반드시 공을 들여야 하는 경우라면 독자적인 디자인으로 만드는 것이 좋겠지만 그렇지 않은 경우 기본을 활용한 것만으로도 충분하다. MS오피스 PPT 2016 및 최신 버전들은 꽤 깔끔한 것이 많다. 기본 제공 템플릿에 만족을 못 하겠다면 온라인에서 디자인 구성을 만들어 놓은 템플릿을 무료로 배포하는 경우도 있으니 이 쪽을 이용하는 것이 좋다.
- 폰트의 경우 굴림체, 고딕체, 궁서체 폰트를 사용한 PPT를 만들면 청중들이 킥킥대는 모습과 팀원이나 조원이 탄성을 내는 모습을 볼 수 있을 것이다. 한글 폰트는 비상업적 목적으로 사용한다면 a고딕 정도가 좋으며 이런 라이센스 문제가 골치 아프다면 깔끔한 명조체, 구글 본고딕(Google Noto Sans KR), 나눔고딕이나 나눔스퀘어 정도면 좋다. 영문의 경우 내용은 앞에서 언급한 고딕체, 제목이나 중요한 단어는 헬베티카 계열의 문자가 좋다. 또한 폰트는 최대 3개 정도까지만 혼용하는 게 좋다. 아무리 깔끔한 폰트라고 하더라도 잡탕이 되어버리면 가독성은 매우 떨어지기 마련이다.
- 화면을 텍스트로 가득 메우기보다는 가급적 사진이나 그림, 아이콘, 통계, 동영상 같은 시각적 요소를 이용한다. 그 시각적 자료와 관련된 텍스트는 슬라이드가 아니라 발표문이나 발표자의 머릿속에 있어야 한다. 이게 제대로 되지 않는다면 발표자가 대본을 PPT에 그대로 우겨넣어 청중은 안 보고 스크린만 보면서 줄줄 읊는 참사가 일어날 수 있다. 텍스트로만 가득 찬 화면은 한눈에 보기 어려우므로 청중들이 집중하기도 어렵다.
- 슬라이드에 자잘한 글씨는 최소화하자.
슬라이드는 직관적이고 깔끔하게 만들어야 한다. 주제는 한 줄로 짧게 표현한다. 키워드가 되는 몇몇 단어를 활용해도 좋다. 자잘한 글씨는 슬라이드에 넣는 대신 쪽지나 암기로 준비한다. 정말 발표 실력이 없는 사람들은 혼자서 "중얼중얼" 작은 소리로 '중얼중얼'하면서 자잘한 글씨로 꽉 채운 슬라이드를 써서 발표하기도 하는데, 이러면 최하점을 받기 안성맞춤이다. 슬라이드에 지나치게 많은 내용이 있으면 청중의 관심이 사라진다. 대신 큰 글씨 위주로 슬라이드를 구성한다. 슬라이드에 글씨가 별로 없으므로 청중들의 시선 역시 주로 자신에게 집중되도록 하는 것도 권장할 만하다. 불필요한 것은 최대한 생략한다.
- 보색 등 색채학에 대한 지식이 필요하다.
글씨를 배경과 비슷한 색깔로 구분해 놓으면 눈에 띄지 않아서 불편하다. 이외에 배경이 어두운 색이면 보기가 편하다. 배색에 자신없으면 제작 프로그램의 기본 테마같이 내용이 잘 보이되 가급적 원색을 피하는 정도로만 해줘도 적어도 눈에 거슬리진 않는다. 다만 학문 분야에 따라 잘 꾸미면 내용은 없고 디자인만 요란하다며 지적받을 수 있다. 상황에 따라 적절히 활용하자.
X 같은 보노보노를 넣지 않는다.#
슬라이드를 가득 덮고 있는 자잘한 글씨, 글씨와 잘 구별되지 않는X 같은화려한 배경 등 나쁜 프레젠테이션의 요소들이 가득 들어가 있다. 프레젠테이션의 배경은 디자인적인 단조로움을 피하는 선에서 최소한만 사용해야지, 내용을 방해할 정도로 지나치면 안 된다. 보노보노를 넣어도 X 같아지지 않는 법.
1.4.2. 발표 과정
발표하는 사람보다 받아들이는 사람이 어떻게 느끼는지가 중요하다. 표정, 목소리, 눈빛, 몸짓 등에서 발표를 보는 사람이 어떻게 보는지는 발표자 혼자서는 알기 어렵다. 따라서 중요한 프레젠테이션이라면 여러 사람들 앞에서 발표하는 장면을 녹화해서 관찰하면 큰 도움이 된다.이와 같이 말하기 불안을 극복하기 위해서는 일단 발표 자료들을 기억하기 어려울 때, 카드로 만들어서 중간중간에 발표할 때도 보고, 또 심호흡을 하면서 마음의 여유를 둔 다음, 준비를 하면서 안정감을 취하면 된다. 특히 발표를 하다가 실수한 경험이나, 발표를 여러 사람 앞에서 많이 해본 경험이 없더라도, 보통은 이런 말하기에 대해서 닥치는 어려움에 대하여 조언해주는 말을 하든지, 도는 이전에 실패했거나 말하기를 못했던 나쁜 경험을 생각하지 않고, 여러 사람들 앞에서 자신있게 연설하면서 시각적 매체 자료 등을 추가로 출처와 함께 인용하는 것으로, 청중들의 관심과 흥미를 유도할 수 있도록 연습하는 비법을 도와주고 알려준다면 발표에 대한 용기를 북돋궈줄 수 있다. 그러니 내 차례가 왔을 때, 너무 긴장하거나 초조해 하지는 말자.
스스로의 모습을 살펴본 후에는 어디를 고쳐야 될 지 쉽게 알 수 있다. 저렴한 방법으로는 거울을 보면서 혼자서 프레젠테이션 연습을 하는 것이 있다. 다만 거울 앞에 서서 평소 자신의 모습을 재현하려 하면 자연스럽게 나오지 않는다는 단점이 있다.
1.4.2.1. 리허설
원활한 진행을 위해서는 연습을 많이 해야 한다. 리허설을 하고 안 하고는 결과물에서 확연하게 차이가 난다. 뜻밖의 변수나 문제점을 발견할 수 있다.- 자신감이 없다면 계속해서 연습하기
대충 한두번 연습한 프레젠테이션과 10번 연습하고 녹음하고 교정까지 해가며 연습한 프레젠테이션은 결코 같을 수 없다. 두려우면 두려울수록 연습하는 수밖에 없다.
- 컴퓨터 슬라이드 돌려보기
뜻밖의 기술적 문제가 생겨서 낑낑거리거나 준비한 자료를 보여주지 못하는 상황도 생길 수 있다. 당연히 분위기는 싸해질 것이다. 특히 폰트가 깨지는 경우를 조심해야 한다. 동영상, 플래시, 소리 파일 등이 포함되어 있다면 재생되지 않는 경우도 있다. 학교 같은 경우라면 가끔씩 클라우드가 막힌 경우도 있고 또 메일이나 클라우드에서 받는 과정에서 시간이 많이 지체되기 때문에 되도록이면 USB를 들고 가자. 심한 경우 컴퓨터가 너무 구형인데 PPT 용량이 커 제대로 작동이 되지 않을 수 있다. 이런 경우 MS오피스 PPT의 애니메이션 효과를 포기하고 대신 PDF로 만들어 PDF 리더로 진행하는 방법도 있다.
- 가급적 대본(script)을 외우기
최악의 경우는 A4 용지 너댓 장을 들고 나가서, 고개를 푹 숙이고 중얼중얼 읽고 들어오는 것. 이건 발표장에 수면폭탄을 투하하는 짓이다. 대학교 발표 과제라면 당연히 최하점이다. 대본을 통째로 들고 가기보다는 파트별로 중요한 내용을 체크한 작은 쪽지 형태로 들고 나가서 가끔 막힐 때에만 보는 것이 좋다. 가능하면 발표 내용을 외워서 자신있게 발표할 수 있으면 좋다. 다만, 아무리 연습을 많이 하더라도 쪽지를 아예 들고 나가지 않는 건 곤란하다. 남들 앞에 서서 강연하다가 갑자기 무슨 말을 해야 할 지 몰라서 난감해질 수 있다. 또 발표 도중 중요한 사항을 잊어버렸거나 어려운 질문에 답을 모르겠다면, 웅얼거리기보다는 사실대로 간단하게 말하고 나중에 찾아서 말해주겠다고 넘어가는 게 낫다. 혹은 발표 내용 자체를 잘 이해하고 있다면 유연한 대처가 가능하다.
- 가능하면 프레젠테이션 리모컨 또는 무선 마우스를 준비하기
발표를 할 때 컴퓨터에 앉아서 말만 하는 게 아닌 나가서 직접 설명을 하려면 리모컨이 있는 편이 좋다. 일단은 케이블 줄줄 달려서 발표하는 것보다는 한손에 리모컨을 들고서 발표를 하는 게 프로페셔널하게 보일 수 있다. 다만 리모컨이 2만 원에서 10만 원까지 가격이 다양하기 때문에 리모컨이 없거나 비싸다고 느끼는 사람들은 무선 마우스를 이용해서 발표하는 것도 하나의 방법. 단 레이저 포인터를 사용하지 못한다는 점은 감수해야 할 부분.
- 주어진 발표시간이 맞는지 확인
학교 발표라면 발표시간을 넘기거나 발표시간에 지나치게 모자라면 감점이 된다.[4] 사회에서의 발표라면 잘못된 발표로 인해 일자리를 잃을 수도 있다. 요즘은 스크립트를 복붙하면 예상 발표시간을 계산해주는 프로그램도 있으니(자신의 읽는 속도를 대입시킬 수도 있다) 우선 예상 시간을 견적내보고, 적당하다 싶으면 리허설을 통해 실제로도 적절한 발표 시간이 나오는지 반드시 확인해야 한다. 특히 시간 초과는 1초라도 절대 안 된다. 주어진 시간의 90% 정도로 채우고 나머지 시간은 질문을 받으면 된다.
1.4.2.2. 언어적 요소
여기 해당하는 것들은 자기 혼자서 잘못을 알아차리기 어렵다. 녹음해서 들어본 다음 다른 팀원에게 평가를 부탁하면 될 것이다. 아니면 이러한 도움을 줄 수 있는 사람들 몇 명 앞에서 발표하는 연습을 하는 것도 도움이 된다.- 군말, 말더듬
"어, 이제, 국제제재와 국가주권 사이의 관계는, 이제, 상충된다는 주장이 있는데, 이게, 크흠! 글로벌 거버넌스의 관점에서는, 이제, 국제기구의 활동이......" 이런 발표를 듣는다면 어떨까? 불행히도 이렇게 발표해서 전달력이 매우 떨어지는 발표자가 많다. 자신이 그 주제에 대해 정확히 알고 있지 못하다는 인상을 주기 매우 쉽다. 이런 경우 평소 말버릇이 이래서 그런 경우가 많은데, 이러느니 차라리 대본을 들고 가서 그대로 읽는 것이 나을 수 있다[5].
- 속사포처럼 쏘아붙이기
잔뜩 긴장된 상태에서 빠른 시간 내에 전달해야 한다는 압박감을 지닌 경우 상대가 알아듣기 힘들 정도로 빠르게 이야기를 하는 경우가 있다. 당연히 프레젠테이션에 큰 악영향을 준다. 긴장감을 줄이고 평온한 상태를 유지하며 침착하게 잘 발표하고자 노력해라.
- 기어들어가는 목소리, 매우 작은 목소리
역시 자신감 부족으로 인해 자신 없는 것을 드러내는 경우가 있다. 한 번에 자신없는 것을 하면서 자신감을 가지기는 힘드니까 많은 연습이 필요하다.
- 슬라이드 사이의 언어적 연결
잘 만든 발표자료는 슬라이드 사이에 논리적인 관계가 서로 형성되게 마련이다. 이 관계성에 기초하여, 슬라이드 전환 시 적절한 안내를 하여 청중들의 이해를 유도하자. 영어 발표 때에도 "Let's move on to our next topic" 같은 자주 쓰이는 표현들을 미리 알아놓고 가자.
1.4.2.3. 비언어적 요소
- 목소리의 톤이 너무 높거나 너무 낮은 경우, 어느 정도 조절이 필요하다.
- 웃어라
얼굴이 딱딱하게 굳어 있는 사람, 기본적으로 찌푸리고 험상굳은 표정인 사람은, 무슨 말을 해도 위협적이고 공격적으로 느껴지기 쉽다. 뉴런 거울세포의 영향으로, 웃으면서 프레젠테이션을 하면 청중도 웃으면서 받아들일 것이고, 찡그린 표정으로 프레젠테이션을 하면 청중도 찡그린 채로 받아들일 것이다. 잘 되지 않고 쉽게 긴장한다면, 청중이 이상한 옷차림이나 이상한 상황으로 인해 앉아 있다고 상상하면 좀 더 긴장을 풀고 발표할 수 있다. 예를 들면 윈스턴 처칠은 나체 상태의 영국 신사들을 상상하면서 연설했다고 한다(…).[6]지금부터흐흫 발표를.. 흐흐흐흫 하는 참사가 터질 수도 있으니 주의하자
- 몸의 방향과 시선 처리
최악의 경우는 청중에게 등짝(…)을 보이면서 발표하는 경우이다. 세상에 상대방에게 등을 돌리고 말을 건네는 사람은 없다. 보통 심약한 사람, 레이저 포인터로 설명하다가 너무 몰입한 사람, 발표경험이 부족한 사람 등이 해당하는데, 이는 발표를 크게 망치게 된다. 청중이 듣든지 말든지 그걸 확인하지 않고 발표하면 큰 낭패를 보기 쉽다. 실제로 일부 교수님들은 칠판을 등진 상태로 손등 뒤로 마커가 향하게 잡은 채 칠판에 판서하는 스킬을 갖고 있기도 하다.
가급적 청중과 눈을 마주치면서 잘 따라오는지 확인하는 게 좋다. 발표자가 청중과 눈을 마주치며 말한다면 청중은 발표자가 자신을 개인적으로 쳐다보듯이 느끼게 되고 신뢰감이 쉽게 형성된다. 눈을 똑바로 보는 것이 어색하다면 청중의 콧잔등이나 턱을 바라보는 것도 괜찮다. 가끔씩 발표 장소를 사선으로 훑어본다. 가운데에서 구석으로, 왼쪽에서 오른쪽으로, 또 오른쪽에서 왼쪽으로 훑는다.
- 발표자의 첫인상에도 신경을 쓰자.
첫인상을 보고 발표의 내용에 악영향을 끼치는 경우가 있을 수 있다. 청중 앞에 당당한 자세로 나아가 청중을 한 번 밝은 표정으로 둘러본 다음, 밝고 활기찬 목소리를 내면서 허리숙여 인사를 한다. "여러분 안녕하십니까? 만나서 반갑습니다. 바쁘신 시간 내주셔서 감사합니다." 이름을 말할 때는 알아들을 수 있게 또박또박 천천히 말한다. 어깨를 늘어뜨리고 고개를 앞으로 수그리면 긴장되고 겁먹고 자신감없는 것으로 보이기 쉽다. 발표를 할 때는 어깨를 뒤로 젖히고 고개를 약간 위로 당겨보자.
- 발표가 익숙하더라도 지나치게 편안한 예의없는 태도는 자제하자.
웬만큼 경험이 쌓인 발표자들은 이제는 거꾸로 예의없는 태도를 보이기도 한다. 건들거리거나 짝다리를 짚거나, 교탁에 팔꿈치를 올려놓고 턱을 괴거나(…) 하는 행위는 절대 삼가야 한다. 어떤 이들은 언어적으로 "...조선 말기의 서양문화 유입에 대해서는, 뭐 이런 건 솔직히 다들 아시죠? 이번 시험범위에 나오니까. 그죠?" 처럼 과하다 싶게 편안하게 발표하기도. 청자에 따라서는 자칫 무례해 보일 수도 있는 부분이다[7]. 그러므로 처음 그 마음을 가지고 예의를 갖추며 발표에 임하자.
또한 검지로 청중을 손가락질하거나 가리키는 것은 절대 금물이다. 특히 청중의 주의를 끌고 싶은 대목이라고 한다면 목소리를 조금 키운다거나 하는 등 적당한 제스처가 많으며, 굳이 청중을 가리키고 싶다면 다섯 손가락 모두로. 또는 손바닥으로 가리킨다고 생각하자.
- 발표에서 제스처 사용 역시 주의한다.
제스처는 매끄럽고 자연스러워야 한다. 기계적으로 반복되는 제스처나 부자연스러운 제스처는 차라리 안 쓰는 게 낫다. 제스처는 프레젠테이션의 종류에 따라 달라질 수 있다. 잠시 약장수나 개그맨이 되어본다고 생각하자. 사실 발표라는 행위 자체가 약장수나 개그맨의 행동 양식과 어느 정도 겹친다고 할 수 있는데, 약장수가 자신이 팔고 있는 약을 소개하듯이 발표자도 청중들에게 자신이 발표하고자 하는 내용을 소개. 즉 전달해야 하기 때문. 또 개그맨은먹고 살기 위해서라도청중들을 꼭 붙잡아두어야 하는데, 지식 다음으로 발표자가 갖추어야 할 가장 중요한 소양이 바로 청중들에게 자신이 전달하고자 하는 바를 얼마나 잘 전달할 수 있느냐 하는 것이다. 즉 자신이 발표를 할 일이 많다거나 강사나 교사, 교수가 직업인데 더 나은 강의를 하고 싶다고 생각한다면, 개그 프로그램을 챙겨 보는 것도 도움이 될지도[8]...?
1.4.2.4. 질의응답
- 말도 안 되는 억지 트집이 들어올 경우
정치적, 종교적 문제가 얽혀 있을 경우 질문자가 화나서 발표자를 모욕하려 하거나 잔뜩 비꼬아 주려 하는 경우도 발생한다. 절대 이에 동조해서 같이 화내면서 싸워서는 안 되며 비꼬아 주어서도 안 된다. "왜 그렇게 생각하시는지 말씀해 주시겠습니까?" 하고 근거를 물어야 한다. 질문을 한 사람에게야 뭐라고 설명해봤자 변명에 시끄럽다면서 나쁜 평가를 받겠지만, 발표자가 합리적으로 대처해서 질문자가 억지로 트집을 잡고 있다는 것이 드러난다면 욕은 발표자가 아니라 질문자가 먹게 된다. 사회자가 따로 있을 경우 발표자를 대신해서 질문자를 제지하고 나설 수도 있다.
- 발표 내용에서 특정 중요 내용이 누락되지 않았냐는 지적을 받았을 경우
발표자가 발표한 부분에 대해 깊은 지식을 갖추고 있거나 몇 주에 걸쳐 조사를 충실하게 했고 질문자가 해당 분야에 깊은 지식이 없다면 그런 화제가 있는 것은 사실이지만 그다지 중요하지 않은 것일 가능성이 높다. 따라서 "저희가 자료 조사를 충실하게 했습니다만 아직까지 그런 문제가 중요하게 부각되지는 않고 있습니다. 왜냐하면 OO 내용에 반대되는 AA, BB, CC 등의 문제가 비교적 훨씬 크기 때문이지요. 앞으로 상황이 바뀌어 OO 내용이 부각된다면 말씀하신 대로 XX할 수 있습니다." 정도의 원론적인 답변을 하면 된다. 만약 질문자도 해당 분야의 연구자라거나 발표자가 충분히 조사하지 않았거나 할 경우 솔직하게 중요성을 인정하고 향후 반영하겠다고 하는 수밖에 없다. 이 경우 정말로 따르기가 곤란한 부분이라면 말로만 반영하겠다 하고 실제로는 하지 않아도 무방한데, 질문자가 해당 분야에 종사하는 사람이 아니라면 어차피 해당 분야에 많은 영향력을 행사할 수 없다는 뜻이며 질문자도 연구자라면 자신의 연구를 하기 바쁘지 발표자를 졸졸 따라다닐 시간은 없기 때문이다.
2. 컴퓨터 프로그램
위와 같이 사회 업무에서 효과적 프레젠테이션의 기능이 늘어남에 따라, 다수의 프레젠테이션 제작/시연 프로그램들이 출시되어 있다. 현재 널리 사용되는 프로그램들의 경우 프레젠테이션 프로그램 단독으로보다는 워드프로세서, 스프레드시트 등을 포함한 오피스 스위트의 일환으로 출시되고 있다. 자잘한 기능상으로는 Powerpoint, 눈돌아가는 화려함으로는 Prezi가 대표격이다. 키노트는 미려한 애니메이션에 직관적인 UI를 자랑한다. 최근에 마인드 맵은 다양한 레이아웃과 시각화로 인해 프리젠테이션에 많이 적용된다.- Microsoft PowerPoint : 현재 전 세계에서 가장 인지도가 높은 프레젠테이션용 프로그램.
- 오픈오피스(혹은 리브레오피스) 임프레스
- 애플 Keynote : 애플의 오피스라 불리는 iWork에서 가장 인지도가 높은 프로그램.
- 한글과컴퓨터의 한컴오피스 한쇼, 아래아 한글 : 파워포인트와 전반적으로 비슷하나, 대부분 국내에서만 사용한다. 최근에는 PC를 사면 번들로 끼워주는 경우가 많아 학생층에서 사용자가 약간 늘어났다. 아래아 한글도 프레젠테이션 기능을 오래전 부터 지원했는데 이미 작성한 한글 문서에 약간의 설정만 해주면 바로 프레젠테이션 형식으로 쏴줄 수 있다. 컨트롤 + K, P를 연속으로 눌러보자.
- 폴라리스 오피스
- 미리캔버스 : PPT 용도 외 다양한 기능 있음.
- Canva : PPT 용도 외 다양한 기능 있음.
- Prezi : 인지도로는 파워포인트 못지 않지만 단 줌인-줌아웃 형식이기 때문에 움직임이 심해서 산만하다. 그래서 신경이 예민하거나 연세가 좀 있으신 분들 앞에서 이 프로그램으로 강의를 하기는 좀 무리다. 어지러워서 멀미할 것 같다고 부담스러워하는 경우가 많다.
반대로 뭔가 있어보인다고 좋아하시는 분도 있다. 처음 한두번만 통하지만물론 잘 만든 프레지 중에는 과도한 효과 없이 깔끔하면서도 멋드러지게 만든 경우도 많다. 다만 프로그램 설치나 로딩에서 시간이 과도하게 소요되는 경우도 있다. - 스웨이 : 마이크로소프트에서 비매품 형식으로 출시한 프로그램.
- 깃마인드 : 깃마인드는 아이디어를 시각적으로 구성,개발하고 공유할 수 있는 온라인 마인드맵 도구이다. 무제한의 친구/동료들과 맵을 공유할수있기 때문에 프레젠테이션에 매우 도움이 된다. 사용자는 무료 템플릿을 다운로드 할 수도 있다.
- 기타 웹 오피스의 프레젠테이션 도구: 구글 드라이브의 구글 프레젠테이션이나 네이버 오피스의 셸, 넷피스나 조호 등 기타 웹오피스의 프레젠테이션 도구를 사용할 수도 있다. 단 이것들은 폰트나 기능 등이 한정되어 있어서 파워포인트 등에서 만든 자료들을 열면 깨져 나올 수도 있다. 처음부터 이것들로 프레젠테이션 자료를 만드는 거라면 모를까 파워포인트나 키노트로 만든 것을 굳이 이들로 열어서 쓰는 건 피하는게 좋다. 이미지, 색상은 포기하더라도 글꼴 같은 경우 다시 수정해서 맞춰야 할 경우가 생긴다.
- 훈민프레젠테이션
- 비머 : 학계에서 주로 쓴다.
- 하버드 그래픽스
- 매직포인트
- 유니티(게임 엔진): 중학교나 고등학교에서 가끔 볼 수 있다.
- PDF 뷰어: PDF 파일로 만들어 슬라이드를 한장씩 넘겨가며 진행하는 경우를 말한다. PPT로 진행하고 싶으면 그렇게 해도 된다. 단순히 폰트가 깨질 걸 염려한다면 굳이 PDF를 쓰지 않고 폰트 임베딩을 해도 된다. 하지만 다른 컴퓨터에는 없는 폰트를 넣어서 폰트가 깨질 가능성과 용량 제한이 동시에 있을 때에는 애니메이션 기능을 포기하고 PDF로 진행하는 것이 나을 수도 있다. 게다가 거의 모든 PDF 뷰어에 프레젠테이션 발표 모드가 내장되어 있다.[9] 특히 PDF를 개발한 Adobe에서 만든 Adobe Acrobat Reader의 경우 파워포인트, 한쇼, 구글 프레젠테이션 등에서 제공하는 것과 비슷한 화면 전환 효과 기능을 제공한다. 그래서 부득이하게 파워포인트나 키노트 등으로 만든 발표 자료를 PDF로 변환해서 발표해야 하는 경우 선호되는 제품이다.[10]
- 이미지 뷰어: 페이지 내부에 동적인 요소를 집어넣지 않고 단순히 페이지만 넘기는 프레젠테이션이면 전용 프로그램을 따로 쓰지 않고 적당한 이미지 뷰어 프로그램으로 이미지들을 슬라이드쇼 해주는 정도로도 충분히 프레젠테이션을 할 수 있다. 시스템 사양을 타지 않고, 폰트나 전용 프로그램 준비도 할 필요가 없다는 장점이 있다. 과거 슬라이드 영사기의 방식과 비슷하다.
[1] 이 문서에서는 대학교 이상의 발표에 대해서 서술했는데 사실 발표 자체는 초중고에서도 한다. 다만 초중고에서는 시청각적 발표 자료 없이 구두로만 하는 것이 일반적이다.[2] 발표자가 사소한 실수라도 한다면 청중들이 바로 눈치챌 뿐만 아니라, 자신이 다 아는 설명을 듣기를 좋아하는 사람은 드물기 때문이다. 다만 유인물을 별도로 만들 수 있고 분량 제한도 넉넉하거나 없을 경우, 유인물에다가는 생략하지 않고 쓰는 것이 좋다. 그리고 발표할 때에는 'A가 B하다는 것은 따로 말씀을 드리지 않기로 하고(유인물을 보아 주시고), 여기에서는 A가 사실 C할 수도 있다는 부분을 살펴보겠습니다...' 하는 식으로 진행하면 두 마리 토끼를 모두 잡을 수 있다.[3] 해당 PPT는 2014년에 만들어졌고 대학생 공모전 PT용이었다.[4] 특히 기본 발표 시간의 70%에도 못 미친다면 매우 큰 감점이 된다.[5] 다만 바로 위 '리허설' 문단에 나와 있듯 중얼중얼해서는 안 되고 시선은 대본에 고정하더라도 되도록 크고 자신있는 목소리로 읽는 것이 좋으며, 잠깐씩이나마 청중을 봐 주면 더 좋다.[6] 물론 부적절하게 항상 웃고 다니는 것도 당연히 이상해 보인다. 슬프거나 격앙된 상황에서 웃고 있다면 틀림없이 상대는 기분 나쁘거나 이상하게 생각할 것이다. 하지만 상식적인 발표에서 그런 슬프거나 격앙된 모습은 찾아보기 어려우므로, 웃는 모습이 비웃음을 살까봐 걱정할 필요는 없다.[7] 편안함과는 별개로 발표 시간이 부족할 경우 원래 발표할 예정이었던 부분 일부를 건너뛰느라 이런 식의 말이 나오기도 하는데, 이런 식으로 발표하지 말라는 것이 시간이 부족한데도 건너뛰지 말라는 것은 아니다. 이런 경우는 굳이 발표하지 않고 건너뛰어도 좋을 부분과 꼭 짚어야 하는 부분을 잽싸게 구분한 다음, '조선 말기의 서양 문화 유입에 이러저러한 것들이 있다는 것은 따로 말씀을 드리지 않기로 하고(유인물이 있다면 '유인물을 보아 주시고'), 지금 여기에서는 서양의 문화가 유입되는 과정에서 고종을 비롯한 왕실의 역할은 무엇이었는지에 대해 소개하겠습니다 ...' 하는 식으로 적당히 넘어가는 것을 권한다.[8] 여담으로 중, 고등학생들이 청중일 경우 최신 유행어를 찾아보거나 요즘 주부들 사이에서 대단한 인기를 누리는 아침드라마가 있는데 주부들이 주된 청중일 경우에는 드라마의 명대사를 외우거나 해서 발표 때 적절히 써먹으면 효과가 크다.[9] 설치형 PDF 뷰어와 브라우저 내장 PDF 뷰어 할 것 없이 거의 다 포함[10] Adobe Acrobat Reader로 화면전환 효과를 내려면 편집 → 기본 설정 → 전체 화면 → 전체 화면 전환 항목으로 들어가거나 단축키 Ctrl + K → 전체 화면 → 전체 화면 전환 항목으로 들어가서 원하는 화면 전환 방법으로 설정해주면 된다.