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고객 서비스




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1. 개요2. 내용3. 실무
3.1. 대면 응대3.2. 비대면 응대3.3. 고객 커뮤니케이션
4. 관련 문서

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1. 개요

顧客 - / Customer Service:CS

고객을 대상으로 한 서비스를 뜻한다.

2. 내용

고객 서비스의 운영은 경영학계에서도 하나의 화두가 되었으며, 당장 사회생활을 하면서도 맞닥뜨릴 수밖에 없는 것이 고객 서비스다. 우리나라가 비록 제조업 위주의 산업구조라고는 하지만, 80년대 이래로 서비스가 극도로 강조되어 온 거대한 흐름을 우리나라도 충실하게 따라왔을뿐더러, 글로벌 경쟁이 가속화되면서 결국에는 유형의 제품에다 이런저런 무형의 서비스들을 덕지덕지 붙여서 판매해야 살아남을 수 있게 되었다. 하루 종일 컨베이어 벨트컴퓨터 앞에만 앉아있는 사람이 아니라면 이제는 누구나 크거나 작게 고객들과 마주칠 가능성이 높으며, 서비스와 인연이 없어 보이는 직무일지라도 고객사 담당자와 의사소통해야 한다면 결국 또 서비스적인 부분이 필요하게 된다. 심지어 조직 내 다른 동료들과 의사소통하는 것조차도 넓은 의미에서 서비스의 일종이다. 만일 창업을 하겠다면 그때는 정말로 고객관리의 달인이 되어야 한다.

그래서 대부분의 중견~대기업들은 신입사원이 들어오게 되면 무조건 최우선적으로 커뮤니케이션, 비즈니스 매너(직장예절), 전화응대 등의 교육부터 편성한다. 대학교에서 가르치는 '학문' 은 아니지만, 오늘날의 무한경쟁 시스템 속에서 기업이 살아남기 위해 체득해야 하는 '노하우' 이기 때문이다. 아예 서비스업 분야이거나 CS 담당부서인 경우에는 아래에 소개하는 내용들이 단순히 노하우에 그치지 않고 사내규정으로 매뉴얼화되어 있는 경우도 많다. 그럼에도 현실적으로 서비스 업종의 처우는 그다지 좋지 않다. 심지어 구직 사이트에서 서비스, CS 업종의 채용공고를 보면 '경력무관', '학력무관' 키워드가 쏟아질 만큼 아직도 업무가 비전문화된 상태이며, 절반 이상은 모기업 직영이 아니라 하청을 받은 인력파견업체에서 게시한 공고들이다. 언뜻 보면 이것은 서비스 업무가 비숙련자도 가능할 만큼 초보적이어서인 것처럼 보이지만, 실상은 우리나라가 서비스 숙련자를 양성하는 데 큰 관심이 없기 때문이다.

3. 실무

이하의 내용은 어느 서비스 업계에서나 대체로 통하는 공통적인 사항들로, 모든 기업에서 모든 상황에 기계적으로 적용할 수 있는 원칙들인 것은 아니다. 이 때문에 고객 서비스를 외부 강사를 통해 교육할 때, 교육의 품질은 그 강사가 그 업계의 사정과 특수성을 얼마나 이해하고 있는가에 달려 있다. 실제로 "그러면 만약에 고객이 이러이러할 때에는 어떻게 응대해야 하냐?" 의 의문에 답하기 위해 CS 강사들이 있는 것이며 국내에도 이미 엄청나게 큰 교육 시장이 형성되어 있다. 이하의 내용 역시 대체로 이런 식이라는 정도만 참고하는 것이 바람직하다.

3.1. 대면 응대

일하다 보면 고객이 대면으로 직접 찾아와서 응대가 필요한 상황이 발생할 수 있다. 리셉션·프론트·데스크 업종은 아예 이것만 전담으로 처리하는 서비스 업종이며, 호텔 프론트의 직원들은 퇴직 후 아예 고객서비스 분야 강사로 출강을 다닐 정도의 전문성을 갖추게 된다. 면접을 보러 온 구직자를 안내하는 것도 회사 입장에서는 접객에 해당된다.

그 외에도 서비스 현장은 무슨 일이 생길지 모르는 전쟁터이기 때문에 여러 사유로 매끄럽지 못한 응대가 이루어질 수 있다. 예컨대 창고에서 재고 정리를 하는 사이에 고객이 입장하여 첫인사가 늦어지는 경우도 있고, 같은 시간에 방문을 약속한 다른 고객과 신원 및 용무를 헷갈릴 수도 있다. 고객은 신속 명확한 서비스를 원하기 때문에, 이런 부분에서 불쾌감을 느낄 만하다고 생각된다면 정중하게 사과해야 한다. 이런 경우에는 재빨리 사과하고, 고객에 따라서 짧게 사유를 설명하는 것도 좋다.

3.2. 비대면 응대

여기서는 주로 콜센터 응대 요령을 소개한다. 콜센터는 고객이 거는 전화를 받는 인바운드(IB; inbound) 콜센터, 그리고 고객에게 전화를 거는 아웃바운드(OB; outbound) 콜센터로 나누어지는데, 후자는 텔레마케팅(TM; telemarketing)이라고 하여 고객응대보다는 마케팅 업무로 취급하는 경향이 있어, 좁은 의미에서의 콜센터는 인바운드 콜센터를 의미한다. 물론 인바운드에서도 고객에게 서비스 확인전화(해피콜)를 걸 때에는 "OB 나간다" 는 업계 은어로 표현하는 경우가 많다.

콜센터에는 직접 전화업무를 하는 상담원 외에도 QM, QA, DA 등의 다양한 백엔드 지원부서가 따라붙게 되는데, 이 양반들은 본사에 소속된 정규직 신분인지라 상담원들 입장에서는 속 편한 화이트칼라처럼 보일 수도 있다. 그러나 센터에 콜이 많이 들어오면 이들도 똑같이 전화를 받고 고객응대를 한다. 애초에 해당 부서들은 서비스 교육, 서비스 운영, 서비스 평가 업무에 전문적인 경력을 쌓은 사람들로만 구성되어 있어, 고객응대 역량이 보통의 상담원들보다 높으면 높았지 낮을 수가 없는 사람들이다.

3.3. 고객 커뮤니케이션

(비)대면 응대에 있어서 금과옥조처럼 여겨지는 법칙이 있는데, UCLA의 심리학자 앨버트 메라비언(A.Mehrabian)이 자신의 저서 《침묵의 메시지》(Silent Messages) 에서 제창한 메라비언의 법칙(the Law of Mehrabian)이다. 해당 법칙은 흔히 '의사소통에서 언어적 요소보다 비언어적 요소가 더 중요하다' 고 뭉뚱그려서 알려져 있는데,[5] 정확하게 말하자면 의사소통의 청각적·시각적·언어(내용)적 요소 3가지 중에 상대방에 대한 호감(liking)을 결정하는 데 있어서 가장 중요한 것은 시·청각적(비언어적)인 요소라는 것이다. 메라비언은 대개의 의사소통에서 언어적인 요소와 비언어적인 요소가 서로 의미 상 일치된다고 보면서도, 만일 언어와 비언어가 서로 불일치하는 경우에는 결국 비언어적인 요소에 의해서 호감이 좌우된다고 보았다. 예컨대 "좋아해" 라는 말을 잔뜩 인상을 쓰고 성난 톤으로 말한다면 상대방은 그것을 결코 좋다는 의미로 받아들이지 않고, "정말 싫어" 라는 말을 기쁨의 눈물을 흘리면서 촉촉한 목소리로 말한다면 상대방은 거의 드라마틱할 정도의 호감을 느끼게 된다. 비언어적인 호감이 언어적인 비호감을 압도한 것이다.[6]

물론 목소리가 중요하다고 해서 언어적 내용은 안 중요하냐고 묻는다면 그것도 아니다. (비)대면 고객 커뮤니케이션에서 쓰일 수 있는 여러 종류의 화법이 있는데, 말에 '아' 다르고 '어' 다르다는 옛말 그대로이다. 고객 커뮤니케이션에 약한 사람들의 응대 방식을 보면, 분명히 팩트 자체는 맞는데 그 팩트를 고객에게 냅다 집어던져서 고객이 크게 오해하도록 만드는 경우가 많다. 마치 물건을 판매할 때 그럴싸하게 포장해서 건네고, 고객에게 상품권을 제공할 때 구태여 깨끗한 봉투에 담아서 제공하는 것처럼, 서비스 업계에서는 말의 의도를 전하고자 할 때 그 말을 부드럽게 '포장' 해서 전달한다. 그 몇몇 사례들을 소개하자면 아래와 같다.

그 외에도 중요한 커뮤니케이션 원칙을 꼽자면, 부정적인 안내를 직설적으로 잘라 말하면 안 된다는 것이다. 서비스 업종에서 절대 입 밖에 내서는 안 되는 표현들로 자주 거론되는 것이 "안 돼요", "없어요", "아니오", "몰라요" 등인데, 아무리 다른 응대를 잘 했어도 이런 말 한 마디에 고객의 표정이 싹 굳어지는 경우가 의외로 많다. 상기했던 쿠션 화법과 양해표현을 사용하여 피해가는 것이 바람직하다. 아울러 고객의 말을 정확히 듣지 못했다고 해서 "네?", "뭐라고요?" 하고 짧게 반문하는 것도 금기다. 이건 거의 반사적으로 나오기 때문에 초보 상담원의 경우 교정하기가 꽤 힘든 편. "정확히 못 들었습니다", "다시 한 번 말씀해 주시겠습니까?" 와 같이 명확하게 요청하는 것이 좋다. 사실 고객과의 커뮤니케이션에서 언어표현을 길게 가져가는 것은 어지간하면 정중하게 들리긴 한다.

4. 관련 문서


[1] 정말로 방문의도를 알 수 없는 고객인 경우에만 이렇게 응대한다. 사회가 고령화되면서, 엘리베이터 층수를 헷갈려서 다른 기업으로 가야 할 연로한 고객이 우리 기업에 잘못 찾아오는 경우도 있다. 그 외에는 무조건 당일 내방할 고객의 약속시간과 용무를 아침 회의 중에 파악해서 응대준비를 하는 것이 원칙이다.[2] 흔히 웰컴 티(welcome tea)라고 불린다. 다과용 전통차 티백 이상으로 고급진 것을 대접하고자 한다면, 부담스럽지 않은 산뜻한 맛을 바탕으로 하되, 살짝 달콤한 뒷맛이 남는 정도가 가장 좋다. 굳이 꼽는다면 캐모마일이 잘 어울리며, 때와 상황에 적절한 맛으로 블렌딩한 차나 음료를 컨설팅하는 전문가들도 많이 있다.[3] 2010년 즈음에 국내 모 유명 통신사에서는 상담원들에게 "사랑합니다 고객님, 우후훗" 이라는, 웃음소리를 섞어서 사랑고백(?)을 하라는 규정을 신설하려다가 시민들에게 욕을 바가지로 먹고 나서 없던 일로 하기로 했던 적이 있다.[4] 실제 사례 중에는 고객이 "왜 이렇게 못 알아들어요?" 하고 타박하자 오히려 상담원이 "그럼 고객님이 크게 말씀을 하세요!" 하고 쏘아붙인 경우도 있다.[5] 대면 의사소통에서 시각-청각-언어(내용)의 비중이 55-38-7 비율로 중요하게 나누어져 있어, 메라비언의 법칙은 다른 말로 55-38-7 법칙이라고도 한다. 콜센터와 같은 비대면 의사소통의 경우 시각적 요소가 사라지므로, 청각-언어(내용)의 비중은 각각 86-14 비율로 나누어진다. 어느 쪽이든 요점은 언어적 소통 내용보다 비언어적 측면이 더 강하게 작용한다는 것이다.[6] 콜센터에서 이 법칙을 적용할 때에는, 아무리 나쁜 소식을 전한다 할지라도 따뜻하고 부드러운 목소리로 전달하게 되면 고객의 화가 누그러질 수 있다는 취지로 활용하곤 한다. 반대로 아무리 좋은 내용일지라도 상담원이 나른하게 반쯤 잠긴 목소리로 웅얼거리듯 응대한다면 고객은 그 상담원의 서비스에 대해 호감을 갖기가 어렵다.

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